5 sposobów obliczania wartości backupu Microsoft 365

Jeśli trudności związane z nagłą migracją do chmury i przejściem na tryb zdalny wymuszonymi przez pandemię nie są ci obce, prawdopodobnie należysz do jednej z wielu organizacji obecnie zainteresowanych rozwiązaniami backup i bezpieczeństwem platformy Microsoft 365.

Tekst autorstwa: Sherian Batalliones, 09/07/2021

Jeśli trudności związane z nagłą migracją do chmury i przejściem na tryb zdalny wymuszonymi przez pandemię nie są ci obce, prawdopodobnie należysz do jednej z wielu organizacji obecnie zainteresowanych backupem i bezpieczeństwem platformy Microsoft 365.

Ponieważ ataki ransomware są bardziej powszechne niż kiedykolwiek i istnieje mnóstwo rygorystycznych przepisów, którymi należy się kierować, dyrektor ds. marki AvePoint oraz Microsoft RD i MVP Dux Raymond Sy oraz starszy inżynier ds. rozwiązań Antoine Snow poruszyli temat wartości backupu M365 podczas swojego ostatniego webinaru „5 sposobów obliczania wartości kopii zapasowej Microsoft 365”.

Po co tworzyć backup Microsoft 365?

Microsoft ukształtował scenę biznesową dzięki platformom, które zmieniły sposób, w jaki pracujemy. Jeśli chodzi o infrastrukturę — sprzęt, oprogramowanie, ochronę przed awariami centrum danych — możesz polegać na Microsoft, który dostarcza innowacyjnych rozwiązań. 

Ale chociaż wiele osób myśli, że przejście do chmury i natychmiastowe wdrożenie platformy Microsoft 365 jest równoznaczne z ochroną danych, nie jest to do końca zgodne z prawdą. Według raportu firmy Forrester, to Ty jako użytkownik ponosisz odpowiedzialność za pełną ochronę własnych danych. 

Microsoft oferuje natywną ochronę — kontrolę wersji, kosz, przywracanie plików, nietrwałe usuwanie — która sprawdza się w niektórych typowych scenariuszach utraty danych, takich jak przypadkowe usunięcie plików czy uszkodzenie dokumentów. Ale scenariusze utraty danych obejmują nie tylko usuwanie plików. Ataki ransomware i innego złośliwego oprogramowania, przedłużające się przerwy w działaniu, a nawet restrykcyjne przepisy dotyczące danych wymagają bardziej kompleksowej strategii tworzenia kopii zapasowych.

Jesteś odpowiedzialny za swój backup

Odzyskiwanie danych, niezależnie od skali, może być czasochłonne, wymaga dużego wysiłku i może mieć wpływ na całą organizację. Oczywiście możesz samodzielnie wykonać kopię zapasową danych, ale poleganie na zaufanym dostawcy pozwoli Ci zaoszczędzić pieniądze, czas i wysiłek. 

Jeśli potrzebujesz bezpiecznej i wygodnej strategii tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych, rozważ skorzystanie z rozwiązań firmy zewnętrznej. Działając w tej branży przez ostatnie 20 lat i będąc największym dostawcą rozwiązań do zarządzania danymi Microsoft 365, AvePoint oferuje światowej klasy platformy do tworzenia kopii zapasowych, które zapewniają zautomatyzowany i kompleksowy backup dla różnych obszarów platformy Microsoft 365. 

Przejdźmy teraz do pięciu czynników, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu strategii kopii zapasowych:

1. Wartość danych

Pierwszą rzeczą, którą musisz przemyśleć, obliczając koszt backupu, jest wartość Twoich danych. Jak ważne są dla Twojej firmy?

Prawda jest taka, że nie wszystkie dane są sobie równe. Ich wartość zmienia się w zależności od tego, jak/w jaki sposób wykorzystywana jest platforma M365. Exchange Online może być używany częściej niż SharePoint, a wiadomości e-mail mogą mieć większe znaczenie niż dane kalendarza.

Podobnie pliki używane przez prezesa lub kadrę kierowniczą wyższego szczebla mogą być ważniejsze niż dokumenty, z których okazjonalnie korzysta przeciętny pracownik. Istnieją również dane związane z określonymi przepisami, których Twoja firma musi przestrzegać, a zatem muszą być lepiej chronione.

I tak, w zależności od wartości utraconych danych, istnieje proporcjonalny poziom odpowiedzialności za ich odzyskanie. Istnieją dwa rodzaje błędów, które często prowadzą do utraty danych:

  • Błędy użytkownika: pliki lub dokumenty przypadkowo usunięte przez użytkowników, które można odzyskać dzięki historii wersji lub przywracanie z koszy.
  • Błędy administratora: zespoły, grupy lub zbiory witryn, a nawet uprawnienia, które mogą zostać usunięte przez administratorów. Aby odzyskać te elementy, wymagane jest przywracanie z poziomu administratora.

W przypadku przywracania plików Microsoft, istnieje ograniczony czas na odzyskanie danych w zależności od środowiska, w którym je utraciłeś. Ponadto niektóre funkcje umożliwiają odzyskanie tylko niektórych wersji, co powoduje utratę wszystkich wprowadzonych później zmian.

Na platformę Microsoft 365 składają się różne narzędzia, z których może korzystać Twoja organizacja, np. Project Online, Microsoft Teams, Planner — wszystkie wymagają backupu.

Rozważania te prowadzą do jednego wniosku: natywne funkcje Microsoft nie są wystarczające, jeśli potrzebujesz kompleksowego rozwiązania i strategii kopii zapasowych. Nie powinieneś polegać wyłącznie na gotowych do użycia rozwiązaniach oferowanych przez Microsoft, ponieważ ich możliwości tworzenia backupu i przywracania danych są ograniczone.

2. Koszt utraty danych

Pamiętaj, że koszt przestoju w pracy to nie wszystko. Pomyśl o atakach ransomware, o organizacjach zmuszonych poddać się hakerom i zapłacić miliony dolarów za zhakowane dane.

Kolejne pytanie, które należy zadać to: jak zapobiec tak wysokim kosztom? Kopie zapasowe odgrywają tu kluczową rolę — nie tylko zapewniają sieć bezpieczeństwa, aby zapobiec takim katastrofom, ale umożliwiają również szybką rehabilitację w przypadku, gdy już do nich dojdzie.

Dzięki rozwiązaniom firm zewnętrznych, takim jak AvePoint Cloud Backup, możesz mieć lepszą kontrolę nad swoimi danymi. Rozwiązanie obejmuje nie tylko natywne usługi Microsoft, ale wykracza poza nie i umożliwia przechowywanie danych przez tak długi czas, jak tylko tego potrzebujesz.

Chociaż odzyskiwanie pliku w programie SharePoint wymagałoby przywrócenia całego folderu i zbioru witryn, Cloud Backup może przywracać dane tak precyzyjnie, jak tylko chcesz — nawet jeśli potrzebujesz odzyskać tylko konkretną wersję pliku lub uprawnienia! Cloud Backup ma wszechstronne możliwości odzyskiwania plików, które obejmują ustawienia uprawnień, metadane i konwersacje całej platformy Microsoft 365.

3. Koszt kopii zapasowej Microsoft 365

Teraz, gdy pokazaliśmy jak ważny jest backup, możesz pomyśleć: „Cóż, możemy to zrobić sami”. Ale jakie koszta to dla Ciebie oznacza?

Zróbmy szybką analizę kosztów i korzyści, porównując dwie opcje:

Infrastruktura maszyn wirtualnych z własnym hostowaniem

Jeśli jesteś przyzwyczajony do zarządzania dużą częścią swojej infrastruktury, hosting własnej infrastruktury maszyn wirtualnych jest w zasadzie taki sam. Oznacza to, że będziesz odpowiedzialny za wszystko — maszyny wirtualne, systemy operacyjne, komponenty sprzętowe, opłaty sieciowe i oczywiście za wszystkie koszty utrzymania i aktualizacji.

Chociaż w przypadku korzystania z modelu SaaS koszt byłby prawie taki sam, nadal istnieje wiele kwestii, o których należy pamiętać przy samodzielnym hostingu. Na przykład:

  • Czy backup powinien być pełny czy przyrostowy?
  • Co z ograniczeniem przepustowości Microsoft 365?
  • Jak zamierzasz skalować swoje rozwiązanie, by sprostać zmieniającym się potrzebom Twojej organizacji?
  • Czy jesteś przygotowany na rozwój swojego środowiska?
  • Chmura stale się rozwija; czy będziesz w stanie nadążyć za wszystkimi aktualizacjami niezbędnymi do działania oprogramowania i rozwiązania?

Model SaaS

W wielu przypadkach model SaaS może zaoszczędzić pieniądze, ponieważ wszystkie wymienione powyżej koszty zostaną uwzględnione w modelu kosztowym SaaS, ale bez wysiłku związanego z utrzymaniem rozwiązania. Szacowany koszt rozwiązania to niewątpliwie ważny, ale nie jedyny powód, przez który modele SaaS przeważają nad infrastrukturami hostowanymi samodzielnie.

Na przykład Cloud Backup korzysta z sieci centrów danych platformy Azure, ma dynamiczny dostęp do zasobów i wykonuje automatyczne poprawki i aktualizacje. Dlatego nie ogranicza się tylko do niektórych potrzeb. Jest gotowy do odpowiedniego skalowania, a nawet oferuje nieograniczoną przestrzeń dyskową. Ponieważ posiada certyfikat ISO-27001, bezpieczeństwo również nie stanowi dla niego problemu.

4. Szybkie przywracanie danych

Rozmawialiśmy o kosztach utraty danych i ograniczeniach natywnych funkcji przywracania. Wspomnieliśmy również o znaczeniu kompleksowości i granularności Twojego rozwiązania.

Porozmawiajmy teraz o rzeczywistym czasie odzyskiwania — ile danych można przywrócić w krótkim czasie?

Jednym ze sposobów zapewnienia szybkiego przywracania jest delegowanie niektórych obowiązków na użytkowników, w szczególności tych, którzy zarządzają grupami i są właścicielami danych. Aby to zrobić, potrzebujemy technologii, która to umożliwi, na przykład AVA AvePoint.

AVA pozwala użytkownikom odzyskać utracone dane, przeszukując pliki i wyszukując odpowiednie pliki i dokumenty na podstawie użytego słowa kluczowego. Nie musisz korzystać z Cloud Backup, by jej używać- pobierzesz ją za darmo z Microsoft Teams.

Dając użytkownikom możliwość przywracania własnych danych, ułatwiasz pracę zarówno im, jak i działowi IT. Dzięki podejściu delegowanemu zachowujesz potrzebne zabezpieczenia, ponieważ osoby zarządzające zespołami będą widzieć tylko swój delegowany zespół lub grupę, którą zarządzają.

A najpiękniejsze jest to, że te dane należą w pełni do Ciebie. AvePoint dostarcza technologię, która pomoże Ci lepiej nimi zarządzać i je chronić, ale zachowujesz pełną kontrolę mogąc wybrać gdzie przechowywane będą Twoje dane.

5. Zarządzanie przyrostem danych

Wróćmy do self-hostingu. Skalowalność potrzebna do nadążania za rozrastającymi się danymi musi być obsługiwana w odpowiedni sposób. Będzie to kluczowy czynnik w podejmowaniu decyzji.

Czy Ci się to podoba, czy nie, ilość danych w chmurze będzie się zwiększać. Chmura będzie również stale ewoluować. Jedną z korzyści płynących z korzystania z rozwiązania SaaS jest jego elastyczność. Może się rozrastać wraz z rozwojem Twojej organizacji, tak jak powinno każde dobre rozwiązanie backup.

Webinar Backup Microsoft 365

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozwiązań kopii zapasowych, a w szczególności AvePoint Cloud Backup, kolejny webinar Digital Dexterity Labs „Backup Microsoft 365 – Ochrona przed utratą danych łatwiejsza niż myślisz!”
Zobacz jak dobrze wybrany backup może wesprzeć Twoją organizację!
Bezpłatny webinar już 16 lutego o godzinie 13:00
Szczegóły i rejestrację znajdziesz na oficjalnej stronie DDL.