Jeśli znasz podstawy Worda czy Excela, praca z dokumentami w Office365 wyda Ci się dziecinnie prosta!
Tym razem Twoją uwagę chcemy skierować na codzienną pracę z dokumentami w Office365. Jest prosta i intuicyjna, jak wspomniany Word czy Excel. Pokażemy Ci, jak wygląda tworzenie i udostępnianie dokumentów, na przykładzie pracy z witryną projektową.
Witryna projektowa
W intranetach często wykorzystywaną funkcjonalnością są witryny projektów, w których większość pracy opera się na wymianie dokumentów.
Dokumenty publiczne i projektowe
O tym, jak pogrupujesz dokumenty, które chcesz współdzielić ze wszystkimi pracownikami, a które mają trafić tylko do Twojego zespołu, decydujesz samodzielnie. W omawianym przykładzie mamy dokumenty publiczne i projektowe, widoczne tylko dla członków zespołu projektowego. Możesz grupować dokumenty w folderach, ustalać ich kolejność, dzielić się linkami do dokumentów, albo skorzystać z funkcji pracy grupowej.
Błyskawiczne przenoszenie i zapisywanie dokumentów
Dużym ułatwieniem pracy w Office365 jest funkcja drag & drop, o której pisaliśmy już w poprzednim odcinku naszego bloga. Wystarczy zaznaczyć dokument w folderze, przeciągnąć kursor w miejsce, gdzie chcemy, aby został przekazany i „upuścić”. Dokument zostanie przeniesiony i zapisany. Dodatkowo możesz poinformować wybrane osoby o wybranym dokumencie. Takie funkcje jak wersjonowanie, tagowanie, opisywanie, wygodne wyszukiwanie, filtrowanie pokażemy szczegółowo już w kolejnych blogpostach.
Praca grupowa nad dokumentami w czasie
W Twoim zespole pojawiły się priorytetowe zadania? Praca grupowa w czasie rzeczywistym z pewnością przyspieszy możliwość realizacji projektów. Nad dokumentami z pakietu Office, np. plikami w Excel czy Word, może pracować jednocześnie kilka osób, a żadne zmiany nie zostaną utracone.
Tworzenie notatek i wysyłanie wiadomości
Wszystkie informacje ze spotkań, ustalenia czy zadania mogą być zapisywane w postaci notatek w programie OneNote. Dowolnie można organizować notatki, grupując je w zakładkach. Link do stworzonego dokumentu w prosty sposób można przesłać przy pomocy Oultook online i skrzynki pocztowej dla projektu, co możecie zobaczyć w naszym filmiku, który pomoże zrozumieć lepiej to, co napisaliśmy wyżej.
P.S. Standardowo prezentujemy relację z powstawania filmu
