Którego narzędzia użyć: MS Teams czy Yammer?

Prawdopodobnie jednym z bardziej skomplikowanych scenariuszy dla użytkowników Office 365 jest decyzja między użyciem Microsoft Teams a Yammer. Dla wielu jest to jeszcze większe wyzwanie niż decyzja o korzystaniu z Microsoft Teams lub Outlooka. Teams pojawiły się (trochę niespodziewanie) w 2016 roku i stały się ulubieńcem nowoczesnego miejsca pracy firmy Microsoft. Nie oznacza to jednak, że Yammer nie ma żadnej roli.

Autor tekstu: Matt W., 27/02/2019

Prawdopodobnie jednym z bardziej skomplikowanych scenariuszy dla użytkowników Office 365 jest decyzja między użyciem Microsoft Teams a Yammer. Dla wielu jest to jeszcze większe wyzwanie niż decyzja o korzystaniu z Microsoft Teams lub Outlooka. Teams pojawiły się (trochę niespodziewanie) w 2016 roku i stały się ulubieńcem nowoczesnego miejsca pracy firmy Microsoft. Nie oznacza to jednak, że Yammer nie ma żadnej roli.

Wprowadzenie

Yammer i Microsoft Teams mogą się trochę pokrywać w swoich przypadkach użycia, ale uważam, że ich używanie ma sens z różnych powodów. Sposób, w jaki chcesz się komunikować, jest na ogół decydującym czynnikiem wyboru między: Yammerem lub Teamsami.

Nie powiem, że ten artykuł zawiera wszystkie sytuacje i przypadki, a przedstawione tu zalecenia traktowałbym jako dobrą praktykę, aby jak najlepiej wykorzystać obie aplikacje i poprawić komunikację z klientami, dostawcami i wszystkimi innymi współpracownikami.

Ogólnie rzecz biorąc, usługa Microsoft Teams jest najlepsza dla mniejszych grup, które ściśle ze sobą współpracują w ukierunkowany sposób, natomiast usługa Yammer jest najlepsza do interakcji ad hoc z osobami w całej organizacji. Porozmawiajmy więcej o tym, kiedy korzystać z usługi Yammer, a kiedy z Teams i dlaczego.

Większe organizacje będą widzieć rzeczywistą potrzebę obu aplikacji; mniejsze organizacje (powiedzmy mniej niż 1000 zatrudnionych) mogą nie widzieć potrzeby używania obu. W tej drugiej sytuacji generalnie zalecam używanie aplikacji Teams zamiast usługi Yammer, jeśli musisz wybrać wyłącznie jedną z aplikacji.

Przejdźmy do przypadków użycia i powodów, dla których tworzę te zalecenia.

Pętle

Firma Microsoft niedawno wprowadziła prawdopodobnie najlepszą reprezentację graficzną (jaką widziałem) dotyczącą korzystania z aplikacji komunikacyjnych. Podczas rozmowy o usługach Teams i Yammer, należy pamiętać o pętli wewnętrznej, pętli zewnętrznej i pętli otwartej.

Microsoft Teams jest tak naprawdę stworzony dla Twojej wewnętrznej pętli. Jeśli nie lubisz tego marketingowego określenia, pomyśl o ciągłych rozmowach, które prowadzisz i o plikach, które edytujesz z osobami, z którymi regularnie pracujesz (w tym z gośćmi z zewnątrz).

Współpraca z Microsoft 365 - Teams, Yammer, Outlook
Microsoft Teams screenshot

Mimo to, Microsoft Teams służy nie tylko do prowadzenia rozmów; obsługuje edycję plików na żywo, możliwość przenoszenia witryn internetowych i aplikacji bezpośrednio do aplikacji Teams w postaci zakładek oraz przeprowadzania konferencji audio / wideo. Wszystko w wersji desktopowej i mobilnej bez konieczności opuszczania centralnej aplikacji.

Microsoft Teams to odpowiednie miejsce do pracy. Rozmowy są nieformalne, krótkie i na temat. Aplikacja nazywa się Teams (pl. Zespoły), ponieważ pracujesz w zgranych… zespołach. Dotyczy to także osób spoza Twojej sieci!

Usługa Yammer jest przeznaczona dla Twojej zewnętrznej pętli. Pozwala tworzenie zamkniętych grup, ale jest zwykle używany jako miejsce spotkań, w których ludzie mogą dołączać do grup, które są dla nich ważne lub interesujące.

Usługa Yammer jest szczególnie popularna wśród społeczności praktyków, w których osoby wykonujące ten sam rodzaj pracy w różnych łańcuchach zarządzania mogą spotkać się, aby omówić najlepsze praktyki, a nawet tworzyć i rekomendować zasady korporacyjne w oparciu o swoją wiedzę.

Wiele organizacji prowadzi CoP dla kierowników projektów, prawników, księgowych, osób zajmujących się bezpieczeństwem i kontrolą jakości oraz specjalistów ds. marketingu, aby zachować spójność „głosu” tych zawodów w całej firmie, niezależnie od położenia geograficznego, statusu struktury organizacyjnej lub historii z organizacją.

(CoP to najlepsza praktyka ze świata zarządzania wiedzą i może być znana pod wieloma różnymi nazwami, w tym ośrodek doskonalenia, wspólnoty zaangażowania, centra wiedzy i inne. Chociaż definicje niektórych z nich mogą się nieco różnić, dla zwykłego pracownika są praktycznie takie same).

Ale nie musi to być tylko całkowicie związane z pracą: Yammer jest świetny dla grup o podobnych zainteresowaniach. Uważam, że usługa Yammer jest sposobem na zrzeszenie organizacji zawodowych, takich jak lokalne oddziały Toastmasters lub stowarzyszeń zawodowych; ale jest też tak samo przydatny dla firmowej ligi softballu.

Microsoft Yammer screenshot

Lubię określać Yammera jako miejsce, w którym można ad hoc dotrzeć do ludzi z doświadczeniem. Możesz nie znać wszystkich, mogą nawet nie mówić w Twoim języku, ale to nie ma znaczenia. Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że chciałbyś zebrać ekspertów, wziąć megafon i zadać im wszystkim pytanie, mając nadzieję, że ktoś zna odpowiedź i uratuje Cię od godzin badań i nieodebranych połączeń, Yammer to właściwe narzędzie.

Zrozumieć Grupy Office 365

Microsoft Teams i Yammer są oparte na Grupach Office 365. Założenie zespołu w Teams lub grupy Yammer powoduje utworzenie grupy Office 365 z określonym członkostwem. Każda z tych grup otrzymuje wiele obszarów roboczych w innych aplikacjach Office 365. Czy ci się to podoba, czy nie, otrzymasz plan w usłudze Planner i witrynę w platformie SharePoint (w której zostaną zapisane Twoje pliki).

To dobrze, bo prawdopodobnie będziesz potrzebować tych aplikacji do pracy. Ale ważne jest również, aby pamiętać, że w przeciwieństwie do grup programu Outlook (które w razie potrzeby można wygodnie „przełączyć” z Microsoft Teams), Yammer nie pozwala na przejście do aplikacji Teams bez pozostawienia plików, planów, filmów i czegokolwiek innego w starej grupie Office 365.

Jeśli więc wybierzesz usługę Yammer i będziesz z niej korzystał przez kilka miesięcy udostępniając pliki, zdjęcia, filmy, zadania itp., nie będziesz mógł po prostu „przełączyć się” na Teams. Będziesz potrzebować narzędzia do migracji, aby przenieść wszystko. To samo dotyczy korzystania z aplikacji Teams; jeśli później zdecydujesz, że zamiast tego chcesz używać Yammera; powodzenia.

Cała sprawa staje się trochę skomplikowana, ale ta infografika może pomóc ją uprościć.

Przejście do Brass Tacks

Cała ta rozmowa o „Pętlach” jest trochę niejasna. W rzeczywistości Microsoft pozwala ci wykorzystać własną kreatywność do określenia, który scenariusz ma dla Ciebie sens. Niestety, w prawdziwym świecie jest to zwykle trudniejsze. Oto kilka wskazówek, które przedstawię jako nieco bardziej ogólny pogląd na dylemat między Teams i Yammer. Wiele osób by się tutaj ze mną nie zgodziło, więc potraktuj to, co piszę, jako wskazówkę, a nie gotowe rozwiązanie. Zachęcam do przeszukiwania społeczności Office 365, aby zapoznać się z innymi pomysłami.

Próbujesz wykonać swoją pracę? Użyj Microsoft Teams

Jeśli pracujesz w dedykowanym zespole, zdecydowanie polecam użycie Microsoft Teams. Możliwość równoczesnej edycji plików, zorganizowanego czatu oraz zaplanowanych i ad hoc wideokonferencji bezpośrednio w aplikacji Teams sprawia, że jest to idealne narzędzie do pracy. Yammer wkrótce otrzyma lepszą obsługę SharePoint, ale jego design sprawia, że aspekt komunikacji w pracy nie jest tak usprawniony i naturalny, jak w Teams.

Próbujesz zbliżyć do siebie ludzi o podobnych zainteresowaniach? Użyj Yammera

Wolę usługę Yammer dla społeczności praktyków i grup zainteresowań, ponieważ potrzeby komunikacyjne tych organizacji na ogół nie są tak rygorystyczne ani pilne, jak podczas pracy z kolegami nad rzeczywistymi produktami.

Pierwszym powodem, dla którego wolę Yammera, jest to, że pozostawia wrażenie porównywalne z Facebookiem; nie musisz widzieć na swoim kanale wszystkiego, możesz po prostu zobaczyć, co jest dla Ciebie istotne. Ogólnie algorytm Yammera całkiem dobrze radzi sobie z przedstawianiem tej zawartości.

Kolejnym powodem, dla którego wybrałem usługę Yammer, jest to, że jej powiadomienia są łatwiejsze do zignorowania. Zachowując usługę Yammer dla CoP i grup podobieństwa, wiesz, że te powiadomienia mają mniejszy priorytet w Twojej codziennej pracy i nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jeśli masz pytanie dotyczące ulepszenia równania w arkuszu kalkulacyjnym Excel, możesz powiadomić grupę użytkowników tego programu, aby ktoś mógł się z Tobą skontaktować, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

Powiadomienia w Microsoft Teams będą zazwyczaj związane z pracą i będą miały wyższy priorytet. Mieszanie tych dwóch może szybko stać się stresujące. Waga @oznaczenia Cię przez Twojego szefa, w kwestii aktualizacji statusu pracy, będzie taka sama jak @oznaczenie przez kogoś całego zespołu, z zapytaniem o najlepszy sposób rezerwacji biletów lotniczych w nowej aplikacji dot. kosztów podróży. Możesz oczywiście spersonalizować powiadomienia aplikacji Teams, ale opcje i liczba osób, które z nich korzystają, są nadal minimalne.

Chcesz promować komunikację korporacyjną w przejrzysty sposób? Użyj Yammera

Yammer to doskonałe narzędzie do komunikacji w całym przedsiębiorstwie, ponieważ jest to miejsce, w którym kierownictwo organizacji lub przedstawiciele ds. komunikacji mogą publikować ogłoszenia, aktualizacje, prośby o opinie itp., A wszystko to w otwarty i przejrzysty sposób. Ułatwia to pracownikom udzielanie odpowiedzi, zadawanie pytań, przedstawianie sugestii itp. w interfejsie, który nadaje priorytet podglądom plików, takich jak zdjęcia i dokumenty.

W przeciwieństwie do Yammera, Microsoft Teams wcale nie obsługuje takich podglądów, dopóki nie klikniesz pliku. Yammer to moim zdaniem bardziej naturalny sposób udostępniania informacji bez konfrontacji. Dzieje się tak głównie dzięki podobieństwu usługi Yammer do znanego interfejsu Facebooka.

Dodanie konwersacji usługi Yammer do strony SharePoint – takiej jak strona główna w intranecie – jest również łatwe, aby rozmowa miała bezpośredni kontakt z wszystkimi, nawet jeśli nie spędzają dużo czasu w samej usłudze Yammer. Mam wrażenie, że pojawi się Web Part usługi Teams, ale prawdopodobnie nie w najbliższym czasie.

Duża organizacja z potrzebami dużych grup? Użyj Yammera

Microsoft Teams ma limit wielkości zespołu. W chwili publikacji limit ten wynosi 2500 osób. W przypadku organizacji, która potrzebuje zespołów obejmujących całą organizację do komunikacji tematycznej, nie będzie można używać aplikacji Teams. Ale nie chodzi tylko o limit wielkości. Liczba powiadomień może przerodzić się w powódź. Będziesz tonął w powiadomieniach i bardzo łatwo będzie przegapić coś, co jest naprawdę ważne.

Nie mówię tego tylko teoretycznie. Należę do wielu zespołów z ludźmi z całego świata, którzy dyskutują o narzędziach Office 365 i Microsoft, sprawdzonych metodach itp. Przeszukiwanie wszystkich tych powiadomień w celu znalezienia rzeczy, które są dla mnie naprawdę istotne, jest koszmarem. To naprawdę niweczy znaczenie powiadomienia w usłudze Teams.

Planujesz regularne rozmowy online? Użyj Teams

Jeśli Twoja grupa często spotyka się online, prawdopodobnie lepszym wyborem jest Teams, ponieważ nie będzie potrzeby opuszczania aplikacji, aby wyświetlić swój kalendarz ani dołączyć bezpośrednio do spotkania. I odwrotnie, możesz używać usługi Yammer do konwersacji i publikować łącze do spotkania Microsoft Teams / Outlook i przeskoczyć do aplikacji Teams tylko na czas rozmowy. Nie inaczej jest w przypadku korzystania z poczty e-mail do zwykłej pracy, ale Skype dla firm do spotkań online. Wybór należy do Ciebie, ale jeśli Twoim priorytetem są spotkania z ludźmi, zdecydowanie polecam Teams.

Chcesz zaangażować osoby z zewnątrz? To zależy od sytuacji

Yammer jest zbudowany na platformie, która pozwala angażować zewnętrznych użytkowników Office 365. Yammer został pierwotnie uruchomiony przez oddzielną firmę, która chciała połączyć różne przedsiębiorstwa Office 365 i SharePoint 2013; został później przejęty przez firmę Microsoft i zawarty w usłudze Office 365. Z drugiej strony, Microsoft Teams nie zapewnia najlepszych doświadczeń użytkownikom zewnętrznym.

Którego byś użył? Weź pod uwagę potrzeby użytkowników zewnętrznych i usuń je z głównych priorytetów. Inne wymagania dotyczące użytkowania są ważniejsze. Czy próbujesz wykonać swoją pracę i chcesz dołączyć dostawcę lub partnera do tego zestawu wymagań? Użyj aplikacji Teams zgodnie z powyższymi zaleceniami i zaproś partnera lub dostawcę do swojego zespołu. Chcesz założyć grupę internetową Toastmasters, ale także włączyć przedstawicieli lokalnego oddziału Toastmasters? Nadal trzymałbym się Yammera i zapraszał tam przedstawicieli.

Jeśli łatwość obsługi dla użytkowników zewnętrznych jest absolutnie najważniejsza, skłaniałbym się nieco ku Yammerowi. Jednak usługa Teams z każdym dniem staje się coraz lepsza i, szczerze mówiąc, jej popularność i baza użytkowników prawdopodobnie pokonają usługę Yammer, czyniąc ją w wielu przypadkach bardziej naturalnym i wygodnym wyborem.

Gdzie jesteś? Europa nie lubi Yammera

Jeśli przebywasz w regionie EMEA, użycie usługi Yammer jest niezwykle rzadkie, a wdrożenie może zająć dużo czasu, zanim ludzie zaczną na nim współpracować. Z drugiej strony Microsoft Teams cieszy się ogromnym zainteresowaniem użytkowników Office 365 na całym świecie. Tak więc usługa Teams może być lepszą inwestycją na dłuższą metę, jeśli jesteś w Europie lub pracujesz z ludźmi z Europy.

Nie potrafię w pełni wyjaśnić tego rozumowania, ale wiele anegdotycznych historii od kolegów z Europy mówi mi, że WhatsApp jest tak popularny w Europie, że znacznie przyćmiewa potrzebę korzystania z Yammera. Z drugiej strony Teams zapewniają o wiele więcej funkcji współpracy, których brakuje Yammerowi, więc istnieje więcej powodów, aby przejść z WhatsApp do Teams. To prawda, nie mam danych, aby to potwierdzić, ale wciąż słyszę to od moich przyjaciół po drugiej stronie oceanu.

Zakończenie

Podobnie jak w przypadku wielu programów Office 365, wybór właściwej aplikacji zależy całkowicie od twojego przypadku użycia. Yammer w końcu zyskał wiele sympatii, jeśli chodzi o integrację z Office 365, ale robi to w czasach, gdy Microsoft Teams jest ulubieńcem wspólnego obszaru roboczego online i będzie się dalej rozwijać.

Jeśli zdecydujesz się skorzystać z usługi Teams, upewnij się, że znasz główne zalety aplikacji Teams i uważaj na niektóre pułapki. Ponadto ważne jest, aby znać codzienną etykietę użytkowników Teams i korzystać z niedawno wydanego bota pomocy Teams.

Możesz śledzić najnowsze osiągnięcia Yammer i Microsoft Teams w różnych witrynach internetowych. Oto klika z nich: