Jak wykorzystać narzędzia Microsoft 365 do budowania zaangażowania w zespole rozproszonym?

Przechodzenie na zdalny model pracy powoduje konieczność mierzenia się ze spadkiem motywacji i zaangażowania pracowników. Istotne znaczenie w rozwiązaniu tego problemu ma komunikacja wewnętrzna. Umiejętne wdrożenie narzędzi Microsoft 365 w obszarze komunikacji poprawia zaangażowanie pracowników i zwiększa ich produktywność.

Autor tekstu: Łukasz Potrzebka

Wyzwania pracy zdalnej

Zagrożenie epidemiczne spowodowało, że wiele firm wprowadziło pracę zdalną. Część z pracowników przywitała nową rzeczywistość z zadowoleniem, dla części natomiast jest to uciążliwe. 32% osób przyznaje, że ich samopoczucie i motywacja z tego powodu uległy pogorszeniu. [1] Powody takiego stanu rzeczy są zarówno osobiste, jak i organizacyjne. Z pracą zdalną wiążą się takie wyzwania, jak trudność w znalezieniu równowagi pomiędzy życiem prywatnym, a pracą, izolacja pracownika, brak bezpośrednich kontaktów ze współpracownikami oraz poczucie anonimowości. [2] Aby zapewnić ciągłość operacyjną, organizacje decydują się na rozwiązania, które prowadzą do zmniejszenia zaangażowania pracowników, co powoduje spadek konkurencyjności i rentowności. [3] Zadaniem pracodawcy jest dopilnowanie, aby nowy, często narzucony odgórnie, tryb pracy, nie powodował u pracowników pogorszenia motywacji i zaangażowania. Nie powinno się jednak postrzegać obecnej sytuacji jako tymczasowej. 88% pracowników uważa, że po ustąpieniu zagrożenia epidemicznego trend rozwojowy pracy zdalnej nie ustanie. [1] Wynika z tego, że praca zdalna, a tym samym związane z nią wyzwania, staną się nową codziennością.

Znaczenie zaangażowania

Zaangażowanie można analizować w dwóch wymiarach: miękkim, wpływającym na samopoczucie i zachowanie pracowników, oraz twardym, dającym się przeliczyć na wartości mierzalne. W wymiarze miękkim można powiedzieć, że pracownicy, którzy są zaangażowani w swoją pracę:

chętniej polecą swojego pracodawcę,
lepiej się rozwijają zawodowo,
wiążą swoją przyszłość z pracodawcą,
rzadziej rozglądają się za innymi możliwościami zatrudnienia. [4]

Powyższe stwierdzenia przyczyniają się do poprawy kompetencji kadry i zwiększenia jakości wykonywanej pracy. W sytuacji, gdy poziom zaangażowania spada, możemy zaobserwować sytuację odwrotną, w której organizacja, jako marka na rynku pracy, traci na atrakcyjności.

W wymiarze mierzalnym dowiedziono, że organizacje charakteryzujące się wysokim współczynnikiem zaangażowania swoich pracowników, statystycznie:

osiągają lepsze wyniki sprzedaży (średnio o 20%),
są bardziej rentowne (średnio o 21%),
są bardziej produktywne (średnio o 17%),
charakteryzują się mniejszą rotacją pracowników (24% – 59%, zależy od charakterystyki stanowisk),
borykają się z mniejszą liczbą incydentów i wypadków (średnio o 70%). [3]

This image has an empty alt attribute; its file name is pod1.png — Rysunek 1. Korzyści z zaangażowania pracowników wg Galloup [3]

Wszystkie powyższe czynniki dają się przeliczyć na korzyści materialne lub patrząc na to z drugiej strony – na potencjalne straty, wynikające z niewystarczającego poziomu zaangażowania.

Jak zatem przeciwdziałać negatywnym trendom i zabezpieczyć się przed skutkami spadku motywacji pracowników? Na zaangażowanie wpływają działania z wielu dziedzin, natomiast największy wpływ mają aktywności z obszaru komunikacji. [4] Aktywności te powinny być podejmowane zarówno w momencie wprowadzania zmiany, jaką niewątpliwie jest przejście na pracę zdalną, oraz już po jej przeprowadzeniu – aby móc przeciwdziałać negatywnym czynnikom i podtrzymywać osiągnięte pozytywne efekty.

This image has an empty alt attribute; its file name is pod2.png — Rysunek 2. Wpływ inicjatyw na zaangażowanie wg CMB [4]

Szczególną rolę w komunikacji pełni dobrze przygotowany, zorientowany na cele plan działań oraz aktywni i otwarci liderzy. Plan powinien być zbudowany w oparciu o mierzalne założenia, których istotną częścią powinny być zakładane poziomy zaangażowania pracowników. Aktywność liderów organizacji powinna wspierać i wzmacniać działania, jakie przewidziane zostały w planie.

Komunikacja od organizacji

Brak odpowiedniej komunikacji od zarządu i organizacji jest stawiany na trzecim miejscu na liście rzeczy utrudniających pracę. W tym samym czasie managerowie dwukrotnie częściej, niż podwładni, oceniają działania i komunikację kadry kierowniczej, jako przejrzyste i zrozumiałe [10]. Rozbieżności te są istotną przyczyną spadku motywacji pracowników, którzy mogą interpretować tę sytuację jako brak zaangażowania ze strony kierownictwa. A to z kolei prowadzi do szkodliwego nastawienia pracownika „skoro im nie zależy, dlaczego mnie by miało?”.

Z tego właśnie powodu jednym z ważniejszych zadań organizacji i jej kadry kierowniczej jest zakomunikowanie stanu faktycznego, nie pozostawiając przestrzeni na domysły. W pierwszej kolejności należy rozpropagować dostępność kadry zarządzającej – jakie są jej zadania i za co jest odpowiedzialna. Zarząd powinien również ogłosić, jak postrzega przyszłość organizacji i rolę pracowników oraz pracować nad podstawami kultury organizacji. Te działania motywują pracowników, zarówno podczas pracy stacjonarnej, jak i zdalnej. [2]

Kolejną odpowiedzialnością organizacji jest zbudowanie kanału przekazu do pracowników. Kanał ten powinien umożliwiać zbieranie opinii i uwag. Do tego celu wykorzystać można jedno z flagowych narzędzi dostępnych w ramach Microsoft 365 – usługi SharePoint Online. Takie działanie poprawia widoczność i rozpoznawalność kadry managerskiej wśród pracowników.

Aby zapewnić lepszą przejrzystość informacji, poprawić jej adekwatność i dopasowanie do odbiorcy, należy ją kierować do pracowników, uwzględniając ich role i obowiązki. To rozwiązuje problem niskiej oceny jakości komunikacji od organizacji. Usługa SharePoint Online posiada wbudowane mechanizmy, wspierające kierowanie treści, co czyni ją odpowiednią do zaadresowania tego wyzwania.

Modelowe wdrożenie opisanego wyżej kanału komunikacyjnego zakłada utworzenie przestrzeni, w której redaktorzy związani z biurem zarządu i kadrą managerską będą publikować informacje o charakterze korporacyjnym i organizacyjnym. W tej przestrzeni powinny znaleźć się aktualności i wiadomości z obszaru firmowego z możliwością kierowania do poszczególnych grup odbiorców. Poniżej zaprezentowano wizualizację takiego obszaru, zrealizowanego na platformie SharePoint Online.

This image has an empty alt attribute; its file name is pod3.png — Ikony utworzone przez Freepik z www.flaticon.com
Rysunek 3. Organizacyjny kanał komunikacyjny

Społeczności pracownicze

Wysoce wydajni pracownicy określają poziom wsparcia otrzymywanego od przełożonych na 8 w 10-cio stopniowej skali, podczas gdy pracownicy o niskiej wydajności – jedynie na 6,8. Tylko jedna trzecia pracowników uznaje, że doceniono ich dodatkowe zaangażowanie w pracy, a tylko jedna czwarta pracowników czuje się w pracy doceniona. [10]

Z punktu widzenia komunikacji i zaangażowania ważne jest, aby promować i pobudzać połączenia pomiędzy pracownikami. [2] Identyfikacja i wzmacnianie połączeń pracowniczych to wyróżnik najlepszych rozwiązań z obszaru komunikacji. [14] Zadania te spełnia inna z usług Microsoft 365 – Yammer. Za jej pomocą jest możliwe budowanie firmowych sieci społecznościowych, pozwalających użytkownikom na aktywny udziału w cyfrowym życiu organizacji i dających im możliwość bycia rozpoznanym. Z punktu widzenia wdrożenia usługi ważne jest, aby odpowiednio moderować dyskusje i promować pozytywne wzorce zachowań. Populacja pracownicza nawet największych organizacji nie jest tak liczna jak otwarte społeczności internetowe. Nie można liczyć na przewidywany samoistny rozwój firmowej społeczności. Dlatego o jej zbudowanie należy zadbać tak samo jak o utrzymanie i rozwój. Usługa Yammer posiada gotowe narzędzia i raporty, które pozwalają osiągnąć ten cel:

This image has an empty alt attribute; its file name is pod4-916x1024.png — Rysunek 4. Użycie społeczności Yammer

Udział kadry managerskiej w komunikację w społeczności firmowej znacząco poprawia motywację pracowników. Przykład zaangażowania grupy 25 reprezentantów kadry managerskiej przez okres 19 tygodni pokazał wzrost interakcji i zaangażowania pracowników o ponad 50%. [5] A wszystko to przy zaangażowaniu w wymiarze średnio czterech aktywności na managera dziennie. Aktywności, które były planowane przez osoby odpowiedzialne za komunikację, minimalizowały czas, jaki managerowie musieli poświęcać na to zadanie.

Komunikacja w zespołach

Aby poprawić zaangażowanie osób pracujących zdalnie należy dostarczyć technologii, która pozwoli na organizowanie spotkań twarzą w twarz. Technologia ta powinna również umożliwiać przesyłanie szybkich komunikatów, dzięki czemu możliwe będzie nieformalne odpytywanie pracowników jak się czują, co jest istotne z punktu widzenia ich komfortu psychicznego. [2]

Dzięki zastosowaniu Microsoft Teams czas potrzebny na zorganizowanie spotkań spada o około 17%, a przeniesienie dyskusji, zwyczajowo przeprowadzonych podczas posiedzeń, na tablice dyskusyjne zespołów pozwala na zredukowanie liczby samych spotkań o prawie 19%. [6] Tak zaoszczędzony czas może być przeznaczony na podtrzymywanie relacji pomiędzy pracownikami lub na pracę w skupieniu nad codziennymi zadaniami.

Ważne jest, aby wdrażając narzędzie do zdalnej współpracy, nie pogłębić poczucia zagubienia pracowników. Realizowanie wielu zadań jednocześnie pogarsza naszą produktywność. [13] Rozwiązanie musi być przejrzyste. Komunikacja powinna być zebrana w ujednoliconej strukturze, a użytkownicy powinni móc organizować własną przestrzeń wedle potrzeb. Dzięki temu współpraca i przełączanie się między tematami nie będą uciążliwe. Poniżej zaprezentowano przykład tak zorganizowanej przestrzeni roboczej:

This image has an empty alt attribute; its file name is pod5.png — Rysunek 5. Pulpit zespołów użytkownika, utworzony za pomocą AvePoint MyHub

Podsumowanie

Komunikacja ma znaczny wpływ na zaangażowanie pracowników. Zaangażowani pracownicy wpływają na zwiększenie sprzedaży, wzrost rentowności, produktywności czy konkurencyjności. Aby poprawić jakość komunikacji wewnętrznej, a co za tym idzie i motywację pracowników, warto sięgnąć po sprawdzone rozwiązania, jakimi są narzędzia, wchodzące w skład platformy Microsoft 365.

Przede wszystkim należy zadbać o zasięg przekazu zarządu i kierownictwa. Utworzenie organizacyjnego kanału komunikacji z wykorzystaniem usługi SharePoint Online eliminuje silosy informacyjne pomiędzy managerami a ich podwładnymi, budując i umacniając podstawy kultury organizacyjnej.

Istotną rolę w angażującą komunikację pełni kadra kierownicza. Wykorzystanie usługi Yammer i zaangażowanie kierownictwa w podtrzymywanie połączeń pracowniczych potrafi zwiększyć zaangażowanie w społeczności o ponad połowę.

Nie należy również zapominać o kontaktach bezpośrednich. Możliwość prowadzenia komunikacji 1:1 oraz sprawdzanie samopoczucia pracowników za pośrednictwem usługi Teams zmniejsza poczucie wyizolowania pracowników.