Dobry intranet to stale udoskonalany obszar, który “żyje własnym życiem”. Powinien być skutecznie zarządzany, uzupełniany i transformowany zgodnie z potrzebami organizacji. Aby to osiągnąć, należy dbać o skuteczne zaznajamianie nowych pracowników z intranetem w czasie ich onboardingu oraz aktywnie wdrażać działania podtrzymujące to cyfrowe “życie”. Tylko wtedy nasze cyfrowe miejsce pracy będzie spełniało swoją funkcję, a jego użytkowanie znacznie upłynni i ułatwi działania organizacji.
Aby ułatwić Wam dbanie o Wasze cyfrowe miejsca pracy, przygotowaliśmy 3 przykładowe scenariusze komunikacyjne dla pracowników odpowiedzialnych za sprawne działanie intranetu.
Scenariusz pierwszy – kodyfikacja wiedzy i informacji
Specjalista ds. komunikacji chce uporządkować informacje zebrane w firmie i zbudować ogólnodostępną bazę wiedzy dla wszystkich pracowników. Zależy mu na tym, by dostęp do tych danych był jak najłatwiejszy, a poza tym, aby wiedza przechowywana w bazie była łatwa do przyswojenia.
Platforma SharePoint pozwala na budowanie takich obszarów. Używając odpowiednich szablonów, prezentowana przez nas baza danych będzie przejrzysta i zdecydowanie przyciągnie uwagę odbiorców. Dodatkowo, na Teamsie można zaprogramować bota, który automatycznie przekieruje nas do poszukiwanego artykułu, dokumentu czy grafiki po wpisaniu odpowiedniej frazy, a nawet pojedynczego słowa.
Scenariusz drugi – prowadzenie kampanii
Specjalista ds. komunikacji chce wykształcić w firmie kulturę regularnego dzielenia się doświadczeniami projektowymi. Chciałby opracować best practices oraz lessons learned podczas prowadzenia projektów i zaangażować w to pracowników zdalnych i hybrydowych. Zależy mu na dotarciu do jak największej liczby odbiorców, kontekstowym przekazie, wywarciu długotrwałego wpływu na działanie organizacji oraz na możliwości mierzenia skuteczności swoich działań.
Należy pamiętać o tym, że Microsoft 365 dostarcza nam usługę Planner, dzięki której możemy skutecznie zaplanować przebieg kampanii. Z pomocą mechanizmu docelowych odbiorców w naszej przestrzeni na SharePoint jesteśmy w stanie dotrzeć do wyznaczonych grup pracowników. Możemy więc udostępnić każdemu zespołowi z osobna artykuły sporządzone z myślą o ich zadaniach, aby nie musieli czytać o czynnościach, którymi się de facto nie zajmują. Możemy też budować większe zaangażowanie w projekty, umieszczając na stronie odliczanie do konkretnych wydarzeń, które mamy zamiar przeprowadzić w związku z trwającą kampanią. Atmosfera oczekiwania znacznie bardziej zaabsorbuje uwagę odbiorców. Po wydarzeniu warto umieścić w cyfrowym miejscu pracy artykuł z podsumowaniem spotkania i dołączyć do niego multimedia – zdjęcia bądź nagrania z jego przebiegu. Platforma SharePoint pozwala nam także na tworzenie newsletterów z podsumowaniami i wysyłanie ich do odpowiednich odbiorców, by nie doprowadzić do ewentualnego niedoinformowania pracowników, którzy nie mogli uczestniczyć w większej liczbie spotkań i wydarzeń.
W SharePoint mamy dostęp do regularnych analiz odbioru naszych materiałów. Możemy łatwo sprawdzić, jak szeroki zasięg miały publikowane przez nas materiały, jak zostały przyjęte i jak efektywny jest w rezultacie poszczególny etap naszej kampanii.
Kolejnym przydatnym tu narzędziem jest Microsoft Clarity, który daje nam możliwość dogłębnej analizy. Pokazuje nam m.in. jak dużo czasu spędzali odbiorcy na opublikowanej przez nas stronie, co najbardziej przyciągnęło ich uwagę, które przyciski najchętniej były klikane itp. W ten sposób powstaje przejrzysta heatmapa, dzięki której możemy łatwo zorientować się, które wdrożone przez nas rozwiązania były najbardziej skuteczne.
Scenariusz trzeci – komunikacja w obszarze kultury organizacji
Specjalista ds. komunikacji chce upowszechnić wizję i misję organizacji oraz sprawić, by pracownicy uwzględniali te aspekty w swojej codziennej pracy. Zależy mu na ogólnodostępności tych informacji oraz prostym przekazie, który łatwo zapada w pamięć.
Korzystając z CMS na platformie SharePoint możemy stworzyć łatwo przyswajalny, przyjemny dla oka materiał. Mamy tu możliwość zastosowania także dodatkowych materiałów wideo od zarządu, w którym mogą zostać przekazane informacje o wartościach firmy.
Dzięki personalizacji dostępnej w SharePoint jesteśmy w stanie częściowo dostosować wygląd naszego miejsca pracy tak, aby firma wyróżniała się również w sferze online. Branding naszej cyfrowej przestrzeni jest ważny, gdyż sprawia, że użytkownicy bardziej przywiązują się do kultury organizacyjnej i regularnie mają do czynienia z firmowymi kolorami, logo, sloganami i nie tylko.
IT-Dev w swojej ofercie posiada także dodatkowe narzędzie, Engagy Designs, które pozwalają zmieniać wygląd intranetu w związku z określonymi okolicznościami, np. z okazji świąt Bożego Narodzenia czy wydarzeń ważnych dla firmy. W ten sposób możemy użyć pogłębionej komunikacji wizualnej do wzmocnienia zaangażowania i utrzymania przyjemnej atmosfery w organizacji.