Dziś mamy dla Was 3 przykładowe scenariusze komunikacyjne, które mogą pojawić się w każdej firmie. Niektóre sytuacje wymagają od pracowników podzielenia się z innymi czymś więcej niż pojedynczą wiadomością tekstową.
Jak przygotować przejrzystą bazę danych dla nowych pracowników? W jaki sposób sprawnie zorganizować komunikację pomiędzy działami w firmie? Czy da się stworzyć przestrzeń do swobodnej wymiany myśli, pytań, ogłoszeń i próśb? Poznajcie 3 scenariusze komunikacyjne z zastosowaniem narzędzi Microsoft 365.
Scenariusz pierwszy – udostępnianie danych innym pracownikom
Pracownik działu sprzedaży chce usprawnić proces onboardingu w firmie poprzez zebranie, opisanie oraz opublikowanie najważniejszych dokumentów. Zależy mu na tym, aby były one łatwe do odnalezienia, zawierały tylko aktualne dane oraz spełniały wszystkie wytyczne organizacji. Poza tym chce być kojarzony z tą funkcją tak, aby nowi pracownicy zgłaszali się do niego z pytaniami.
W tym celu możemy utworzyć specjalny zbiorczy artykuł dla nowych członków zespołu i umieścić w nim linki do odpowiednich dokumentów oraz dodać do nich opisy. Dzięki odpowiednim szablonom do tworzenia baz danych powstanie nam przejrzysty, ogólnodostępny katalog.
Pamiętajmy, że – po wybraniu odpowiedniego ustawienia – zanim opublikujemy treści, możemy je przesłać do akceptacji innych. W ten sposób zyskamy pewność, że dokumenty umieszczone w bazie danych przejdą przez korektę i kontrolę jakości.
Scenariusz drugi – codzienna komunikacja między pracownikami
Pracownik chciałby podzielić się z kolegami informacją o przebiegu spotkania, w którym uczestniczył. Zależy mu na tym, aby zrobić to “na gorąco”, ponieważ chce poznać odpowiedzi na pytania, które zadał mu klient. Uzyskać je może od osoby, z którą nigdy wcześniej nie współpracował.
Dzięki usłudze Yammer możemy tworzyć strumienie wiadomości, niekiedy opatrzone zdjęciami, przypominające posty na portalach społecznościowych. W ten sposób każdy na bieżąco ma dostęp do pojawiających się ogłoszeń, pytań czy krótkich wiadomości i może je skomentować. Istnieje też opcja wybierania najlepszej, właściwej odpowiedzi spośród komentarzy, wyróżnienia jej i umieszczania w widocznym miejscu. Dzięki takim opcjom intranet możemy wykorzystywać do załatwiania spraw wykraczających poza pracę, np. do ogłoszeń sprzedażowych czy pytań o lekarza w okolicy. Dodatkowo, dzięki narzędziu Viva Engage, mamy przejrzysty dostęp do społeczności bezpośrednio z aplikacji Microsoft Teams.
Scenariusz trzeci – komunikacja między zespołami rozproszonymi
Pracownik jednego z działów chce poinformować, czym zajmuje się jego zespół oraz zasygnalizować obszary, w których może być pomocny dla innych. Planuje opublikować materiały stworzone przez zespół i regularnie aktualizować informacje o tym, czym się obecnie zajmuje. Ważne dla niego jest, aby działać według ustalonych wzorów i z zastosowaniem odpowiednich szablonów.
W firmowym intranecie można przyporządkować każdemu działowi jego własną sekcję, za którą odpowiedzialny będzie konkretny zespół. Szablony dostępne do tworzenia materiałów pomagają utrzymać klarowny przekaz publikowanych informacji, ich przejrzystość, estetykę i porządek materiałów spójny z obszarami innych działów organizacji.
Podsumowanie
Aby nasz firmowy intranet był optymalnie wykorzystywany przez pracowników firmy, należy dobrać do niego narzędzia, które będą zaspakajać codziennie potrzeby komunikacyjne. Zebrane przez nas scenariusze to przykłady rozwiązań, które mogą zastosować zespoły, by poprawić przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Pamiętajmy, że dobrze funkcjonujący intranet musi być regularnie uzupełniany i udoskonalany przez użytkowników. Tylko wtedy ma szansę właściwie spełniać swoją funkcję i znacznie ułatwiać pracę w trybie zdalnym i hybrydowym naszym zespołom.