Zastanawialiście się kiedyś, czym tak naprawdę jest efektywna komunikacja? Powiedzieć, że polega ona jedynie na tym, by nasz komunikat dotarł do odbiorcy i został przez niego zrozumiany, to nieco za mało. Postanowiliśmy więc wyróżnić kilka podstawowych cech komunikacji, które mogą okazać się kluczowe dla efektywnego działania organizacji, w jakiej pracujemy.
Są to:
- przejrzystość, czyli informowanie systematyczne i wprost, bez zbędnych dygresji i ozdobników. Starajmy się nie doprowadzać do przerostu formy nad treścią;
- spójność z tym, jakie działania podejmuje firma. Dobra komunikacja uwzględnia nasze cele i wartości oraz jest dobrze dopasowana do kanałów, które wykorzystujemy, by docierać do naszych odbiorców;
- dwukierunkowość, czyli zapewnienie sobie możliwości zbierania opinii, odpowiedzi i feedbacku naszych odbiorców;
- przyciąganie uwagi tak, by zebrać odpowiednie grono odbiorców i aby nasz przekaz dotarł do każdego z osobna.
Dziś zaprezentujemy Wam 3 przykładowe scenariusze komunikacyjne występujące na co dzień w organizacjach i pokażemy, w jaki sposób możemy łatwo rozegrać je z użyciem nowoczesnych narzędzi Microsoft 365.
Scenariusz pierwszy – komunikacja od kadry kierowniczej
Kierowniczka działu chce przekazać wszystkim informacje podsumowujące kwartał. Jej celem jest dostarczenie feedbacku, podziękowanie zespołowi za dobrze wykonaną pracę oraz poproszenie o dalszą mobilizację. W krótkim czasie chce dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców ze zrozumiałym, przejrzystym komunikatem.
Przydatnym narzędziem byłby w tym wypadku Microsoft Stream – usługa dostępna w naszej firmowej przestrzeni SharePoint Online. Kierowniczka może stworzyć nagranie, które pojawi się na platformie, a następnie zostanie wyeksponowane i umieszczone w odpowiednim miejscu wśród materiałów firmy. jest dostarczenie informacji, podziękowanie zespołowi za dobrze wykonaną pracę oraz poproszenie o dalszą mobilizację. Kierowniczka chce w krótkim czasie dotrzeć do jak najszerszego grona odbiorców ze zrozumiałym, przejrzystym komunikatem.
Scenariusz drugi – komunikacja kryzysowa
Załóżmy, że szefowa działu chce poinformować pracowników o ryzyku wynikającym z nadejścia kolejnej fali COVID-19. Chce więc przekazać informacje o działaniach zaradczych, a także zapewnić poczucie bezpieczeństwa zespołowi. Zależy jej na rozpowszechnieniu wiedzy o kryzysie i uruchomieniu płynnej, dwustronnej komunikacji.
Kluczowe informacje na najważniejsze tematy możemy umieszczać w ogólnodostępnym miejscu na platformie SharePoint, na przykład na stronie głównej w formie Call To Action. Poinformujemy więc o tym, co się dzieje, i zachęcimy do przejścia do dalszych, bardziej szczegółowych wytycznych. Możemy w ten sposób z łatwością przekierować pracowników do odwiedzenia sekcji, w której dokładniej opisujemy sytuację i opowiadamy o działaniach zaradczych. Tutaj również możemy umieścić nagranie wideo, na którym ktoś z zarządu przekazuje ważne informacje.
Poza tym, za pomocą Microsoft Forms, możemy stworzyć ankietę, która regularnie docierałaby do pracowników w celu sprawdzenia, czy istnieje ryzyko, że mogli zarazić się COVIDem.
Scenariusz trzeci – bezpośrednia komunikacja szef-pracownik
Szefowa działu chce utrzymywać kontakt ze wszystkimi pracownikami (również tymi pracującymi zdalnie) oraz na bieżąco przekazywać im swój feedback. Ważne jest dla niej, by przeprowadzać z nimi regularne spotkania (również online) i wyciągać z nich przejrzyste wnioski.
W komunikacji bezpośredniej świetnie sprawdza się powszechnie już znane narzędzie Microsoft Teams, dzięki któremu możemy organizować spotkania “twarzą w twarz” nawet z pracownikami w trybie zdalnym. Poza tym w Teams możemy robić notatki z meetingów – nie tylko po ich zakończeniu, ale też w trakcie nich.
W umawianiu spotkań z pracownikami może pomóc nam Viva Insights – oprogramowanie, które informuje o tym, jak często mamy kontakt z poszczególnymi ludźmi w firmie i sugeruje odpowiednie momenty na nawiązanie z nimi rozmów. Dzięki temu żadne spotkanie 1:1 nam nie umknie!
Zastosowanie znajdzie tu również Viva Goals, dzięki której możemy śledzić postępy pracowników i to, jak sprawnie realizują swoje cele. To narzędzie może więc doskonale pomóc w przygotowaniu się do spotkania z pracownikiem, gdyż podpowie nam, nad którymi obszarami powinien on popracować, a w których już świetnie sobie radzi.
Podsumowanie
Na rynku mamy obecnie dostępnych bardzo wiele narzędzi do wykorzystywania w naszym cyfrowym miejscu pracy. Kluczem jest więc odpowiednie dobranie ich do indywidualnych potrzeb naszej organizacji. Używane przez nas oprogramowanie powinno optymalnie spełniać swoją rolę i pomagać nam w realizowaniu celów, ale też – co ważne – być przejrzyste i swobodnie wykorzystywane przez wszystkich pracowników.