Transformacja cyfrowa to w ostatnim czasie bardzo nośne hasło. Efekt jest taki, że jako pojęcie w biznesie transformacja cyfrowa jest różnie definiowana i interpretowana. W niniejszym artykule chciałbym skupić się na transformacji cyfrowej zorientowanej wokół pracownika, której celem jest zwiększenie efektywności i zaangażowania pracowników, automatyzacja procesów biznesowych, stały wzrost produktywności.
Mam wrażenie, że część organizacji mierząc się z tematem transformacji cyfrowej, nie zawsze rozpoczyna proces od „właściwego” początku. Transformację cyfrową utożsamia się z wdrożeniem jakiegoś nowego rozwiązania informatycznego w organizacji. Co do zasady, to prawda – wdrożenie nowej aplikacji, platformy, systemu to jeden z elementów cyfrowej transformacji, ale oczywiście nie jedyny.
Od czego zatem zacząć? Przede wszystkim zdecydowanie warto przeanalizować obecnie „posiadane” rozwiązania, odpowiadając sobie na kilka pytań:
- Jakimi narzędziami dysponujemy?
- W jakim stopniu wykorzystujemy obecnie te narzędzia?
- Czy utrzymywane przez nas narzędzia są rozwojowe?
Przeprowadzenie takiego audytu skutecznie ochroni przed pochopnymi decyzjami i nierzadko pozwoli zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy. Jednocześnie dokonując takiej analizy warto rozważyć wsparcie firm trzecich, porozmawiać z dostawcami znanych nam rozwiązań, ale także zupełnie nowych. Takie działanie sprawi, że ocena aplikacji nie tylko będzie obiektywna, ale przede wszystkim pozwoli zaczerpnąć INSPIRACJI – słowo klucz.
Jest mnóstwo firm, które szukają na rynku nowych aplikacji, platform czy systemów nie wykorzystując jednocześnie rozwiązań, które już posiadają. Przykład? Platforma Office 365. W ostatnim czasie miałem okazję uczestniczyć w spotkaniu w firmie, która zatrudnia ponad 200 osób w kilku krajach w Europie. Firma ta zdecydowała się wdrożyć społecznościowy intranet z kilkoma funkcjonalnościami HRowymi, jak ankiety czy ocena kompetencji. Wiedziałem jednocześnie, że organizacja ta korzysta z Office 365, więc zadawałem sobie pytanie – dlaczego? Jak się okazało, owszem firma ta korzystała z kilku dostępnych funkcjonalności w Office 365 jak poczta firmowa, klasyki jak Word, Excel, PowerPoint, czy nawet aplikacja Teams do chatu i wideokonferencji, ale wiele innych, ciekawych i przydatnych w biznesie aplikacji i usług internetowych dostępnych w Office 365 po prostu leżało odłogiem. Nie korzystano z nich, ba nie było wiedzy, że w ogóle istnieją.
A czy wiesz, że posiadając w swojej firmie Office 365 zapewne masz dostęp do takich rozwiązań jak:
Platforma umożliwiająca współpracę pomiędzy pracownikami. Dzięki możliwości integracji i osadzania innych usług internetowych bardzo często wykorzystywana jako intranet firmowy, platforma do zarządzania wiedzą w organizacji, miejsce przepływu procesów firmowych.
Umożliwia bezpieczne przechowywanie i udostępnianie materiałów wideo wewnątrz organizacji. Wystarczy nagrać film szkoleniowy i osadzić w nim Forms. Pracownik nie będzie musiał odpowiedzieć na pytania po jego zakończeniu, ale jeszcze w jego trakcie, a wszystkie odpowiedzi trafią do odpowiedniego działu w firmie.
Aplikacja do bieżącej komunikacji i wymiany plików. Teams to m.in chat i wideokonferencje, współpraca projektowa i wiele więcej. Przykład. Czy wiesz, że można w Teams osadzić BOTa, który po zadaniu pytania o liczbę dostępnych dni urlopowych, odpowie Ci na nie?
Ok, ale jak to się dzieje, że odpowiedzi z filmu szkoleniowego trafiają do odpowiedniego działu, że wniosek urlopowy musi być najpierw zaakceptowany przez bezpośredniego przełożonego, a dopiero potem trafia do kadr? Na te i wiele zagadnień odpowiedzią jest m.in Power Automate (Flow), który łączy ze sobą różne aplikacje i usługi – również te spoza Office 365.
Czyli ankiety online, które można wykorzystać do zwykłego zebrania opinii pracowników, ale i przeprowadzenia np. testu wiedzy czy oceny pracowniczej.
Coraz więcej organizacji widzi korzyści wynikające z istnienia społeczności firmowej. Warto stworzyć miejsce, gdzie pracownicy mogą wymieniać się doświadczeniami i opiniami. Bardzo często najlepsze pomysły, a przez to i oszczędności pochodzi właśnie od pracowników.
Rezerwacja salek konferencyjnych lub innych zasobów jak samochody, sprzęt komputerowy. Zadania onboardingowe, wnioski urlopowe i wiele innych to przykłady różnych procesów, które w prosty sposób można zdigitalizować tworząc własną, dedykowaną aplikację dzięki PowerApps. Co ważne nie trzeba być programistą, aby tego dokonać.
Wnioski? Zanim podejmiemy decyzję o poszukiwaniu i wdrażaniu nowych rozwiązań, dokładnie przeanalizujmy te dostępne w firmie. Zastanówmy się, które z nich możemy wygasić, zastąpić nowymi, a które warto zostawić, ponieważ są rozwojowe i łatwe w integracji z innymi aplikacjami i usługami (sytuacja, w której w organizacji funkcjonuje kilka, kilkanaście różnych dziedzinowych aplikacji niepołączonych ze sobą to duże wyzwania wymagające osobnego omówienia).
Inspiracje? Zdecydowanie tak. Internet daje wiele możliwości, ale warto również spotkać się z firmami „trzecimi”, dostawcami różnych rozwiązań i porozmawiać o swoich potrzebach. Być może jak w przytoczonym przeze mnie spotkaniu, okaże się, że rozwiązanie, którego szukasz znajduje się tuż obok. Niezależnie od tego jaką decyzję podejmiesz później, masz zdecydowanie szerszą perspektywę, więc i sama decyzja będzie lepsza. W przypadku Office 365, niestety wiele wdrożeń w firmach ogranicza się do przeszkolenia z jej podstawowych aplikacji i usług. Myślę, że najlepszą puentą będzie tu cytat z firmy… Apple, a konkretnie Steve Jobs’a.
„People don’t know what they want until you show it to them”
„Ludzie nie wiedzą czego chcą, dopóki im tego nie pokażesz.”
Jeśli dotarłaś/dotarłeś do tego momentu, dziękuję za przeczytanie całego artykułu.
Czy transformacja cyfrowa to coś, co dzieje się właśnie w Twojej organizacji, a może dopiero całe przedsięwzięcie przed Tobą? Może zupełnie inaczej interpretujesz samo zagadnienie?
Zapraszam do dyskusji 😊
Paweł Kruk
pkruk@it-dev.pl