Gościem jednego z webinarów Digital Dexterity Labs był Knut Relbe-Moe – Microsoft MVP, który od 10 lat zajmuje się wdrażaniem intranetów, a od 20 lat pracuje z Sharepointem. Przeprowadziliśmy z nim rozmowę na temat tego, jak sprawić, aby komunikacja w cyfrowym miejscu pracy była jeszcze płynniejsza dzięki zastosowaniu różnych funkcji dostępnych na platformie M365.
Czym jest intranet we współczesnym ujęciu?
Każdy inaczej interpretuje to pojęcie. Z pewnością jest to narzędzie do komunikacji, przechowywania informacji dla pracowników, składowania materiałów dotyczących polityki i technologii organizacji. W przestrzeni dobrze zaprojektowanego intranetu pracownicy mogą zabierać głos w ważnych dla nich sprawach i mieć swobodne interakcje z kolegami z pracy. Intranet może być przestrzenią społeczną, zupełnie jak na przykład Facebook. Dążymy do tego, aby intranety coraz lepiej imitowały klasyczne biura.
Czym jest SharePoint i jak można go używać jako intranetu?
Mówi się, że Sharepoint jest jak religia – jesteś za nim, albo nie. Jednak podobno aż 80% intranetów na świecie jest założonych właśnie na SharePointcie, co tylko potwierdza jego popularność oraz skuteczność. Sharepoint jest częścią platformy Microsoft 365, a ta z kolei jest zbiorem przydatnych narzędzi takich jak Teams, dzięki któremu dzisiaj uczestniczymy wszyscy w tym spotkaniu.
Trudności z intranetami najczęściej nie są związane z niedoskonałością technologii. Jakie są więc największe problemy i blokady, i z czego wynikają?
Każdy inicjator intranetu chce, żeby był on aktywnie używany i dobrze zaimplementowany w firmie. W tym celu trzeba zaangażować ludzi i pokazać im dokładnie na czym to polega, a także pokazać, że to jest potrzebne. Przekonanie użytkowników jest tu kluczowe. Oprócz tego istotne jest właściwe moderowanie tej przestrzeni, tak aby intranet działał płynnie i faktycznie był przydatny.
Ilość funkcji dostępnych w intranetach może być przytłaczająca – mamy tyle opcji, tyle programów, narzędzi. Czy trzeba się skupiać na wszystkich jednocześnie, a może należy wybrać te, na których zależy nam najbardziej?
To zależy od potrzeb klienta. Najpierw należy przeanalizować dokładnie, które opcje przydadzą się organizacji tak, aby mogła ona sprawniej realizować swoje cele. Jeśli pracuje się głównie zdalnie, warto oczywiście używać najwięcej opcji, jak to możliwe. Myślę, że kluczowymi narzędziami są dziś Viva Engage, Viva Connections, Microsoft Teams i Sharepoint, który usprawni np. udostępnianie dokumentów itp.
W jaki sposób zawrzeć swój branding w Sharepoincie?
Dostępne są opcje wprowadzania elementów brandingowych do intranetu. Można wybrać logo, kolory i podstawowe części identyfikacji wizualnej. Opcje dotyczące bardziej szczegółowego brandingu mają się niebawem pojawić. Będą to nowoczesne, kompleksowe możliwości projektowania. Dzięki temu będzie można sprawić, by intranet wyglądał niczym ładna strona internetowa firmy. Z doświadczenia wiem, że w tym obszarze klienci mają coraz bardziej zaawansowane wymagania i choć Microsoft stara się za nimi nadążać, zawsze jest delikatnie w tyle.
W IT-Dev specjalizujemy się m. in. we wprowadzaniu brandingu do intranetów. Zmieniamy czcionki i przekształcamy części strony, a także dostarczamy skórki okolicznościowe np. na święta, urodziny czy inne ważne dla pracowników dni. Takie Sharepointy znacznie się od siebie różnią, bo są personalizowane.
Jestem pewien, że moi klienci byliby zachwyceni tymi opcjami, bo sam Microsoft nie zapewnia im jeszcze tak zaawansowanych opcji personalizacji intranetów. Strony, które pokazujesz, wyglądają pięknie. Jeśli intranet prezentuje się zachęcająco, a nie nudno, ludzie chętniej z niego korzystają i stają się bardziej zaangażowanymi użytkownikami.
Ważnym aspektem dobrego intranetu jest sprawne nawigowanie po nim. Jak zapewnić sprawną nawigację swojemu cyfrowemu miejscu pracy?
To nawet zabawne, bo Sharepoint 2001 był wersją z bardzo słabą nawigacją i ludzie radzili sobie z tym przez około 15 lat. Dopiero potem usprawniono te funkcje. W wersji z 2023 roku można już ustalać własną nawigację, wygodną dla wszystkich użytkowników. To się staje coraz lepsze i bardziej przejrzyste z roku na rok. Ustawianie nawigacji to bardzo kompleksowa funkcja, która wymaga dobrego projektu. Jak wiadomo, na skutecznej stronie internetowej użytkownik powinien potrzebować maksymalnie dwóch kliknięć, aby dotrzeć do informacji, jakiej szuka. Podobne wyznaczniki dobrej nawigacji warto zastosować w firmowych intranetach.
Czy organizowanie warsztatów z omówieniem i wyjaśnieniem obsługi intranetu to dobry pomysł? Jakie masz z tym doświadczenia?
Powiedziałbym wręcz, że takie warsztaty mają ogromny wpływ na to, czy wdrożenie internetu zakończy się sukcesem.
Nieobce jest nam pojęcie “content sprawl”, które oznacza niekontrolowane tworzenie i nawarstwianie się często niepotrzebnego lub przestarzałego contentu. Jak tego uniknąć? Jak tworzyć dobry content na intranet?
To się dzieje często, kiedy nie ma jasnych zasad co do kreowania contentu. Aby tego unikać, trzeba mieć np. templatki i szablony dokumentów, z których każdy może korzystać i nie powielać ich. Prawda jest taka, że jeśli nie masz odpowiedniej strategii dystrybucji contentu, to ten sam dokument po jakimś czasie znajdziesz w 10 różnych miejscach w intranecie. Warto dzielić content na grupy: materiały onboardingowe razem,ogłoszenia razem itp. Dlatego dobrze jest mieć ludzi odpowiedzialnych za różne przestrzenie internetu – moderatorów contentu, który się tam pojawia.
Zdarza się, że pracownicy nie dowierzają treściom z intranetu, bo np. mają podejrzenie, że te mogą być przestarzałe. Jak sprawić, by content był zawsze aktualny i żeby przekazywane w nim informacje były istotne dla pracowników?
To bardzo ważne pytanie. Często konsultanci do spraw intranetów zostają z klientem tylko do momentu jego wdrożenia, ale tak naprawdę powinien on uczestniczyć także w początkowym etapie jego użytkowania, aby pomóc ludziom poruszać się po nim i nauczyć ich zapobiegania deaktualizacji treści.
Intranet to narzędzie. Kupno taksówki nie czyni z ciebie jeszcze taksówkarza. Tak naprawdę nie rozpocząłeś jeszcze pracy. Od zdobycia narzędzi dopiero wszystko się zaczyna.
To prawda. Jeśli widzisz stronę stworzoną 4 lata wcześniej, to masz do jej treści ograniczone zaufanie, bo mogą być przestarzałe. Trzeba zaangażować ludzi do aktualizowania intranetu, mieć na to plan. W ustaleniu takiego planu także może pomóc konsultant.
W IT-Dev zdajemy sobie sprawę z podobnych problemów, dlatego wprowadzamy do intranetów przydatną opcję – komunikaty ostrzegające pracowników, że czytana przez nich treść nie była aktualizowana od dawna. Wtedy zupełnie inaczej podchodzi się do tekstu.
Przejdźmy więc do pytania: jak zwiększyć zaangażowanie pracowników i dobrze wdrożyć narzędzie?
Przede wszystkim musisz być przy tych ludziach. W tym pomaga np. Viva (Connections, Engage), społeczna platforma w intranecie. Mając kontakt z pracownikami na bieżąco, możesz adresować ich potrzeby w cyfrowym miejscu pracy i pomagać im lepiej nauczyć się z niego korzystać. Warto wspomnieć, że Viva Connections pomaga integrować ze sobą różne narzędzia. Dzięki niej łatwiej też korzystać z intranetu z telefonu, a wiele osób tego obecnie potrzebuje. Viva Engage jest za to społeczną przestrzenią do wysyłania wiadomości, ogłoszeń, zadawania pytań, tworzenia grup – nawet tych hobbystycznych, niezwiązanych z pracą – o tematyce np. wędrówek górskich, wyjazdów na narty itp. Nową funkcją jest także coś na kształt Youtube Shorts czy facebookowych Relacji.
Załóżmy, że pracownicy czerpią już wartość z narzędzi samodzielnie. Jak dotrzeć do nich z przekazem od moderacji? Co zrobić, aby nasza informacja miała większy wpływ na użytkowników i szerzej się rozniosła?
Tu może przydać się opcja wysłania notyfikacji na smartfony.Bardzo wielu moim klientom zależy, aby posiadać tę opcję w swoim intranecie i myślę, że to naprawdę przydatne rozwiązanie, które powoduje, że na bieżąco jesteśmy w kontakcie z pracownikami i mamy pewność, że otrzymają ważne informacje najszybciej, jak to możliwe. W pakiecie Microsoftu nie znajdziemy takiej opcji, a więc bardzo dobrze, że IT-Dev wprowadza ją do projektowanych przez siebie intranetów.
Od czego zacząć, chcąc wdrożyć do firmy dobry intranet?
Zdefiniować cele, dokonać przeglądu obecnego intranetu, a także najlepiej zorganizować warsztaty, podczas których pracownicy poznają różne możliwości. Często jest tak, że firmom brakuje funkcji, które mają pod ręką, ale nie wiedzą gdzie są, ani jak ich używać. I tu potrzebny jest ktoś, kto im to przybliży.
W IT-Dev zachęcamy klientów, aby zaczęli od takich warsztatów, aby zidentyfikować ich potrzeby czy przeanalizować technologie używane do tej pory. Na podstawie tego przygotowujemy plan, identyfikujemy MVP i możemy w ten sposób realnie zoptymalizować pracę. Większość organizacji płaci za licencję Microsoftu, ale nie wykorzystuje pełnego potencjału narzędzi, które mają na wyciągnięcie ręki.
Co czeka intranety w przyszłości?
Najbardziej ekscytującą nową funkcją, na jaką czekamy, jest Viva Amplify. Dzięki niej można tworzyć kampanie komunikacyjne do publikowania w różnych przestrzeniach Sharepointa oraz analizować ich skuteczność. To wspiera efektywne zarządzanie, pomaga w organizowaniu informacji i dotarciu do większej ilości ludzi na raz.
Dodatkowe pytania z webinaru:
Ile czasu zajmuje stworzenie intranetu?
1-3 miesiące do wdrożenia. Zależy od wymagań konkretnego klienta. Warto zaznaczyć, że mówimy tutaj o pierwszej, bazowej wersji, która często jest później rozwijana.
Co z usługą Yammer? Czy jest on konieczny?
Po rebrandingu Yammer jest obecnie znany pod nazwą Viva Engage Jak najbardziej warto korzystać z funkcji, jakie zawiera w sobie to narzędzie.
Jak AI ma się do intranetów?
Sztucznej inteligencji będzie coraz więcej. Microsoft Co-pilot używa AI i z pewnością będzie to pomocne przy tworzeniu contentu. Ale trzeba pamiętać, że AI nie zawsze będzie odpowiedzią na każde pytanie.
Ile osób potrzeba do moderowania intranetu?
Przynajmniej 3 osoby, jednak to zależy od wielkości organizacji. Aby to sprawnie funkcjonowało, dobrze jest przyporządkować osobę odpowiedzialną za każdy poszczególny dział, a więc im więcej działów, tym większa ilość moderatorów.