W niniejszym artykule chciałbym poświęcić nieco uwagi zagadnieniu jakim jest komunikacja wewnętrzna. Podobnie jak w przypadku transformacji cyfrowej, o której wspominałem w tekście „Transformacja cyfrowa – od czego warto zacząć”, komunikacja wewnętrzna posiada wiele definicji. Ciekawe propozycje zdefiniowania czym jest komunikacja wewnętrzna można znaleźć chociażby pod linkiem:
http://beedifferent.pl/blog/komunikacja-wewnetrzna-jedyna-sluszna-definicja.
Niemniej niezależnie od definicji, rola komunikacji wewnętrznej w biznesie jest ważna i wiele trendów wskazuje, że jej znaczenie będzie stopniowo wzrastać.
W celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej od kilkunastu lat, wykorzystuje się różne narzędzia informatyczne: e-maile, intranety, różnego rodzaju chaty, media społecznościowe. Czy każde z tych narzędzi będzie tym odpowiednim dla Twojej firmy? To w jaki sposób komunikujemy się w konkretnej organizacji zależy od wielu czynników: wielkości zatrudnienia, średniego wieku pracowników, branży, umiejscowienia geograficznego – mówiąc szerzej kultury organizacyjnej.
Dlatego rozważając wdrożenie „systemu” do komunikacji wewnętrznej, warto zastanowić się nad przeprowadzeniem audytu komunikacyjnego. Audyt powinien odpowiedzieć na kluczowe pytanie – „co szwankuje?”, ale powinien też służyć poprawie funkcjonowania firmy, budowie i ochronie marki. Dopiero wtedy, znając lepiej potrzeby i wyzwania organizacji, można przystąpić do poszukiwania odpowiednich narzędzi.
Komunikacja wewnętrzna ma różne oblicza. Istnieją organizacje, które preferują formalną, dwustronną, (powiedziałbym twardą) komunikację, której celem przede wszystkim jest przekazywanie najważniejszych informacji swoim pracownikom. Na drugim biegunie spotkamy firmy, w których komunikacja ma charakter wielokierunkowy, społecznościowy, gdzie zadanie otwartego pytania przez pracownika do prezesa (zwracając się do niego imiennie) jest czymś całkowicie naturalnym i powszechnie akceptowanym. To jakie narzędzie będzie działać w Twoim miejscu pracy jest bezpośrednio związane z kulturą organizacyjną.
Wydawałoby się, że znając i rozumiejąc wyzwania tu i teraz, wybór narzędzi będzie zadaniem prostym. Czy na pewno?
Aktualnie wiele uwagi poświęca się kategoryzacji generacji, w jakiej można sklasyfikować pracowników, jak milenialsi, pokolenie X, Y, Z, i na tej podstawie budowie zaangażowania wśród pracowników. Rynek pracy zwyczajnie ewoluuje, organizacje i ich potrzeby zmieniają się w czasie i wybierając narzędzia warto mieć ten aspekt na uwadze.
Jeszcze kilka lat temu w rozmowach dotyczących narzędzi komunikacji wewnętrznej bardzo często można było spotkać się ze stwierdzeniami:
„Jesteśmy małą organizacją, komunikujemy się głównie poprzez e-maile, nie potrzebujemy intranetu”
„Nie wyobrażam sobie, aby w naszej firmie wprowadzone zostało rozwiązanie, a’la Facebook”
Dziś coraz częściej można usłyszeć:
„Szukamy rozwiązania, które pomoże nam zbudować prawdziwą społeczność firmową”
„Pracujemy głównie projektowo, wymiana plików i komunikacja przez maile jest dla nas niewydajna”
Czy powyższe cytaty sugerują powszechną rezygnację z wykorzystywania wiadomości e-mail w komunikacji wewnętrznej na rzecz mediów społecznościowych? Zdecydowanie nie, jak wskazałem kilka akapitów wcześniej, organizacje i ich potrzeby, świadomość i gotowość do zmian jest różna.
Wybierając narzędzia do komunikacji warto rozpatrywać ich użyteczność w dłuższej perspektywie ze szczególnym uwzględnieniem elastyczności i możliwości realizacji różnych scenariuszy komunikacyjnych. Takim rozwiązaniem, może być np. platforma Office 365.
Wiele osób, które dopiero poznają Office 365 odnosi wrażenie bardzo dużego podobieństwa pomiędzy poszczególnymi rozwiązaniami. Dotyczy to również tych ze sfery komunikacji.
„Mam maila, więc po co mi ten Yammer?”
Po co Yammer, Teams, SharePoint i Outlook? Czy bogactwo rozwiązań generuje więcej korzyści, czy problemów?
Spójrzmy na to z innej perspektywy – niezależnie od specyfiki Twojej firmy, kultury organizacyjnej, konkretnych procesów związanych z Twoim biznesem, dostępne w Office 365 aplikacje i usługi internetowe dają możliwość zrealizowania różnorodnych scenariuszy komunikacyjnych. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje:
rencji
możesz wykorzystać Microsoft Teams. Aplikacja ta to nie tylko chat i wideokonferencje. Dzięki możliwości wspólnej pracy nad dokumentami, łatwej integracji z innymi aplikacjami (również spoza pakietu MS Office), MS Teams coraz częściej jest podstawowym narzędziem pracy zespołowej.
Jeśli w swojej firmie widzisz potrzebę:
rozwiązaniem, które warto wziąć pod uwagę będzie Yammer. Chociaż nie wszystkie organizacje dostrzegają jeszcze wartości z istnienia firmowej społeczności, zjawisko to postępuje, nawet bez udziału pracodawcy. Wykorzystywane są ogólnodostępne rozwiązania „poza firmowe”, które zaspakajają potrzeby komunikacyjne pracowników, ale jednocześnie są dla firmy potencjalnie niebezpieczne (np. wyciek danych wrażliwych). Dlatego jeśli chcesz mieć lepszy wpływ na społeczność w Twojej firmie, czerpać z niej korzyści biznesowe, przy odpowiednim poziomie bezpieczeństwa, Yammer może być kluczem do sukcesu.
A co w przypadkach, gdy w Twojej organizacji:
W tym miejscu należy kilka słów napisać o SharePoint Online. To potężna platforma, chociaż ze względu na swoją przeszłość niejednokrotnie krytykowana za „toporność” i mało przyjazny interfejs.
Tak było, ale w myśl stale zachodzących zmian, również Microsoft postawił krok naprzód. SharePoint Modern, bo o nim mowa, dostępny jest wyłącznie w wersji online. To dobra propozycja, jeśli rozważasz wdrożenie w swojej organizacji Cyfrowego Miejsca Pracy, które wesprze komunikację wewnętrzną oraz inne procesy jak zarządzanie dokumentami i wiedzą organizacji, zarządzanie nieobecnościami, onboarding, szkolenia czy ocenę kompetencji.
Poczta firmowa i aplikacja Outlook – celowo pozostawiona na koniec. Oczywiście w komunikacji wewnętrznej nie musisz korzystać z Teamsów, Yammera, SharePointa i wielu innych bardzo dobrych rozwiązań dostępnych na rynku – możesz korzystać z poczty e-mail. Warto jednak zastanowić się nad efektywnością tego narzędzia w porównaniu z innymi, dedykowanymi właśnie do komunikacji wewnętrznej. Jednym z podstawowych wyzwań w sferze komunikacji jest umiejętny podział pomiędzy tą wewnętrzną, a skierowaną na zewnątrz organizacji – gdzie e-mail wciąż bardzo dobrze sobie radzi.
Zalety wykorzystania platformy Office 365 w komunikacji wewnętrznej podsumowałbym w kilku punktach:
Myślę, że ostatni punkt jest najważniejszy. Korzystaj z platformy Office 365 tak jak chcesz i potrzebujesz. Do Ciebie należy decyzja, które narzędzia i w jakimi stopniu będą wykorzystywane w Twojej firmie teraz i w przyszłości.
Rozwiązań komunikacyjnych dostępnych na rynku jest cała paleta – Office 365 to tylko jedna z propozycji, a same narzędzia też nie są lekarstwem na wszystkie problemy. Kluczowa w komunikacji wewnętrznej jest diagnoza, określenie czego organizacja i jej pracownicy potrzebują. Na te pytania powinien odpowiedzieć wspomniany na początku audyt komunikacyjny, do którego warto zaangażować partnerów zewnętrznych, dzięki czemu wyniki będą obiektywne. Z pewnością pomogą wybrać odpowiednie rozwiązania komunikacyjne, ale to wciąż nie koniec pracy. O komunikację wewnętrzną zwyczajnie należy stale dbać – ale to temat zapewne na osobny artykuł.
Jeśli dotarłaś/dotarłeś do tego miejsca, dziękuję za poświęcony czas. Zachęcam do podzielenia się własnymi doświadczeniami i opiniami. Być może korzystasz w swojej organizacji z innych rozwiązań, które są równie dobre jak te opisane w artykule lub w Twojej ocenie nawet lepsze. Zapraszam do pozostawienia komentarza.
Paweł Kruk
pkruk@it-dev.pl
Ikony zaczerpnięte ze strony: https://icons8.com/icons