Autor tekstu: Jenelle Rofe -02/05/2020
Tłumaczenie: Justyna Choroszczak
Jeśli migrujesz do chmury, pewnie już wiesz, że może to przynieść firmie ogromne korzyści – zwłaszcza w zakresie współpracy. Ale czy wiesz, ile dokładnie można na tym oszczędzić?
Jeśli wyczyścisz dane migracyjne, masz framework migracyjny i ustalony proces wdrożenia, możesz znacząco obniżyć koszty migracji, a także pomóc użytkownikom osiągnąć jak największe korzyści.
Poniżej cenne wskazówki, dotyczące migracji do Office 365, przedstawione podczas ostatniego webinaru przez menedżera ds. Marketingu produktów w AvePoint, Huntera Willisa oraz architekta korporacji rozwiązań ECM firmy Protiviti, Haniela Croitorua.
Dlaczego warto przejść na Office 365?
Każda organizacja ma wymagania dotyczące współpracy. Zazwyczaj dotyczą one pozyskiwania wiedzy z informacji, bezpośredniej komunikacji i zarządzania informacją; każde z tych działań, ma określone konkretne miejsce i cel.
Jednak aplikacje do współpracy ad hoc często stanowią wyzwanie ze względu na brak możliwości integracji. Możesz mieć aplikację jednego dostawcy do czatów, drugiego do wysyłania wiadomości e-mail, jeszcze inną do udostępniania plików i jeszcze inną do przeprowadzania spotkań.
Dodatkowo zarządzanie tymi wszystkimi platformami wymaga znajomości każdej z nich. Spełnienie standardów bezpieczeństwa, przechowywania danych i długoterminowych wymagań organizacyjnych wymaga również dużo czasu i wysiłku.
Jak Office 365 może pomóc?
Już dziś organizacje mogą znacznie zwiększyć swoją produktywność, jednocześnie oszczędzając czas i pieniądze, decydując się na konsolidację platform do współpracy.
Scentralizowane podejście, różnorodne opcje czatów, wiadomości e-mail, spotkań i udostępnianie plików sprawia, że Office 365 jest jedną z najlepszych platform spełniających różnorodne wymagania współpracy.
Dzięki temu, że aplikacje Office 365 są ze sobą zintegrowane, użytkownicy nie muszą już więcej przełączać się między aplikacjami.
Ponadto migracja do usługi Office 365 niesie ze sobą więcej funkcji zabezpieczeń w tej samej lub nawet niższej cenie niż jakiekolwiek inne rozwiązanie lub zestaw rozwiązań.
Dzięki zarządzaniu urządzeniami, ochronie przed utratą danych, przechowywaniu, zarządzaniu uprawnieniami i innym funkcjom zabezpieczeń, zawartych w niektórych licencjach Office 365,naprawianie błędów po nieprzemyślanej transformacji cyfrowej może pomóc organizacjom dostrzec znaczne obniżenie kosztów licencji (a także czasu pracy) poprzez konsolidację platform aplikacji online jak Slack, Dropbox, G-Suite i Box w Office 365.
Wiele organizacji korzysta z licencji Office 365 E3. Obejmuje ona funkcjonalność podstawowej licencji E1 oraz możliwość pobrania dodatkowych aplikacji do Office 365. Warto pamiętać, że Microsoft obsługuje firmy dowolnej wielkości, oferując różne opcje planów.
Zamiast więc obciążać się dodatkowymi kosztami licencji i zarządzaniem wieloma aplikacjami, zdobądź to wszystko w jednym pakiecie dzięki usłudze Office 365!
Ustalenie ram migracji
Jedną z najważniejszych rzeczy, które należy wiedzieć, jest to, że nie ma potrzeby migrować wszystkiego. Czy naprawdę potrzebujesz tych 400 GB biblioteki filmów rodzinnych w swojej bazie danych? A co z całą serią P90X w jakości HD, którą przesłał Twój pracownik?
Jednym z wyzwań migracji w Microsoft są ograniczenia transportu danych. Napotkasz je, jeśli przeniesiesz za dużo danych na raz. Wynika to jedynie z tego, że usługa Office 365 zapewnia sprawność i szybkość systemu dla użytkowników.
Jeśli więc wyrzucisz te duże, niepotrzebne pliki, na dłuższą metę zaoszczędzi ci to zarówno pieniędzy, jak i bólu głowy. Mówiąc najprościej, nie musisz płacić za dane, których nie potrzebujesz.
Jeśli Twój zespół nie chce ręcznie sortować danych lub jest po prostu zbyt dużo danych do przeszukania, możesz skorzystać z narzędzia AvePoint (jest bezpłatne!), które może inwentaryzować i analizować dane.
Po określeniu, co można usunąć, co należy zachować i sformułowaniu struktury w dzierżawie, można zaplanować i zbudować architekturę lokalizacji w docelowym miejscu.
Po przygotowaniu planu migracji, możesz przenieść swoje dane do chmury!
Zrównoważona adopcja
Podczas migracji do Office 365 chcesz mieć pewność, że uzyskujesz z niej jak najwięcej korzyści. Jednym z najważniejszych czynników jest zapewnienie zadowolenia użytkowników.
Aby jak najlepiej wykorzystać chmurę, zazwyczaj należy wprowadzić duże zmiany w sposobie współpracy użytkowników – a najczęściej ludzie nie przepadają za zmianami. Jeśli wdrażasz migrację nie myśląc o użytkownikach, możesz spodziewać się, że będą stawiali opór.
Zamiast tego możesz uniknąć komplikacji, opracowując plan zachęcania do zrównoważonej adopcji.
Konieczne jest ustalenie harmonogramu wdrażania dla użytkowników, zapewnienie odpowiedniego planu governance i zmotywowanie liderów i użytkowników do zmiany.
Pomocne może być również utworzenie wewnętrznej społeczności pracowników-pasjonatów, którzy nie muszą, być doświadczonymi użytkownikami. Może to przyczynić się do powstawania pytań i opinii, dzięki którym łatwiej będzie wskazać, na czym należy się skupić przeprowadzając szkolenia.
Jednym ze sposobów, w jaki Microsoft pomaga organizacjom motywować ich użytkowników, jest ich program Champions. Program rekrutuje osoby w organizacji jako interesariuszy, którzy pomagają swoim współpracownikom w procesie adopcji. To świetny sposób, aby zmotywować użytkowników, a także zachęcić ich do korzystania z nowej platformy.
Wnioski
Podsumowując, przejście na rozwiązanie chmurowe nie jest prostym procesem; każda organizacja ma inne potrzeby. Ale dzięki odpowiedniemu przygotowaniu użytkownicy nie będą zaskoczeni wprowadzanymi zmianami.
Najważniejsze wnioski dotyczące optymalizacji kosztów migracji środowiska:
- Zintegruj jak najwięcej aplikacji w Office 365
- Nie przenoś wszystkiego! Zabierz tylko to, co najważniejsze
- Promuj zrównoważoną adopcję, aby Twoi użytkownicy wynieśli z chmury jak najwięcej
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tych wskazówkach – a także o innych zasobach, które możesz wykorzystać podczas swojej podróży migracyjnej – wysłuchaj webinaru Huntera Willisa i Haniela Croitoru przygotowanego przez firmę AvePoint!