Autorzy: Łukasz Potrzebka i Karol Podolak
Współpraca i komunikacja wewnątrz organizacji może być skuteczna, przynosić wymierne korzyści i być satysfakcjonująca. Wszystko za sprawą nowych technologii i współczesnych narzędzi, które oferują nam przejście w inny, lepszy wymiar. Jak się do tego zabrać, na co zwrócić uwagę, wreszcie jak skutecznie zaimplementować narzędzia w organizacji opisujemy w najnowszym wpisie, do którego lektury zachęcamy.
Microsoft Office kojarzył się wielu osobom jako pakiet programów biurowych. Już od jakiegoś czasu jednak pod tą nazwą kryje się znacznie więcej. Microsoft 365, bo tak właśnie nazywa się nowa platforma Microsoft, to komplet narzędzi, umożliwiający lepszą organizację pracy, a dodatkowo w nowej odsłonie został wsparty przez sztuczną inteligencję. M365 jest oferowany w różnych planach usługowych, od użytku domowego i osobistego po małe i średnie firmy oraz duże przedsiębiorstwa i szkoły wraz z uczelniami. M365 jest nową wersją popularnego Office, wzbogaconą o nowe narzędzia i rozwiązania. Zmiany, jakie zostały wprowadzone, dotyczą przede wszystkim algorytmów sztucznej inteligencji, które pomagają nam tworzyć lepsze dokumenty w Word, bądź atrakcyjniejsze slajdy w PowerPoint. Szereg usprawnień został również wprowadzony w komunikatorach: Skype oraz Teams, które dzięki nowym funkcjonalnością mają poprawić komfort obsługi. M365 daje możliwość wspólnego zarządzania dokumentami, koordynowanie prac oraz komunikowanie się pomiędzy zespołami. Czynności te stają się prostsze, a zarazem bardziej praktyczne.
Komunikacja na platformie M365
Na ubiegłorocznej konferencji Microsoft Ignite w Orlando na Florydzie, Microsoft zaprezentował nową wizję inteligentnej komunikacji. Zmianie uległ sposób obsługi połączeń oraz spotkań ludzi na całym świecie.
Podstawą tej zmiany jest usługa o nazwie Microsoft Teams, dzięki której możemy uczestniczyć w bardziej produktywnych spotkaniach, ponieważ łączy w sobie konwersacje, pliki oraz umożliwia organizację spotkań. Całość rozwiązania stanowi świetne środowisko do pracy zespołowej.
Patrząc na wydarzenia ostatnich miesięcy, które wymusiły nowy sposób organizacji pracy, zapewnienie pracownikom sprawnego środowiska, stanowi kluczowe wyzwanie w każdej organizacji.
Pokrywa się to też ze statystykami Microsoft, które mówią o tym, że platforma Teams osiągnęła rekordową liczbę 44 milionów aktywnych użytkowników dziennie. Tylko po nałożeniu restrykcji, związanych z pandemią, firmie przybyło 12 milinów użytkowników w ciągu miesiąca. Warte zauważenia jest to, że tylko w ciągu jednego dnia Microsoft odnotował 200 milionów uczestników różnych spotkań.[1]
Co oferuje nam Teams?
Możliwość bezpośredniego łączenia się ze współpracownikami, bądź organizowania telekonferencji. Dodatkowo można skorzystać z funkcji rozmycia tła (jeżeli nie chcemy pokazywać prywatnej przestrzeni) oraz zasygnalizować, że chcemy coś powiedzieć poprzez funkcję podniesienia ręki.
- Konferencje wideo
- Możliwość bezpośredniego łączenia się ze współpracownikami, bądź organizowania telekonferencji. Dodatkowo można skorzystać z funkcji rozmycia tła (jeżeli nie chcemy pokazywać prywatnej przestrzeni) oraz zasygnalizować, że chcemy coś powiedzieć poprzez funkcję podniesienia ręki.
- Konwersacje
- Możliwość prowadzenia konwersacji bezpośrednio w aplikacji
- Pliki
- Możliwość dzielenia się plikami ze współpracownikami oraz przechowywania wszystkich tych, które zostały udostępnione.
- Współpraca
- Możliwość wspólnej pracy nad plikami.
- Kalendarz
- MS Teams jest w pełni zintegrowany z Outlookiem, a więc i z kalendarzem. Dzięki temu można planować zadania, spotkania oraz dzielić się kalendarzem ze współpracownikami.
- Nagrywanie spotkań
- Ciekawa oraz przydatna funkcja, która umożliwia nagrywanie spotkań. Dzięki temu można np. bezproblemowo przeprowadzić szkolenia do których można wrócić i obejrzeć je w dowolnym czasie.
Problemy w komunikacji wewnętrznej
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś w zespole, to wiesz, jakie zamieszanie może wprowadzić źle sformułowany e-maile lub brak jasnego przekazu w rozmowie. Nieskuteczna komunikacja kosztuje Ciebie i Twoją firmę czas, energię i ostatecznie pieniądze.
Niezależnie od tego, czy komunikacja zachodzi bezpośrednio, czy za pośrednictwem technik elektronicznych, opanowanie sztuki komunikacji wewnętrznej nie tylko zwiększy przejrzystość, ale także wzmocni zespół, aby był bardziej produktywny i zmotywowany.
Słaba komunikacja wewnętrzna jest szkodliwa na wielu poziomach. Niezaangażowani, pozbawieni motywacji pracownicy są zwykle mniej produktywni i efektywni, co jest również związane ze spadkiem ich zaangażowania i potencjalnym wypaleniem.
Typowymi objawami opisanego zjawiska są:
- Niechęć w dzieleniu się perspektywą i pomysłami;
- Brak jasnej metody udostępniania informacji;
- Cele, obowiązki i problemy nie są przekazywane między działami;
- Zamknięte kanały komunikacji;
- Zdemotywowani pracownicy;
- Brak poczucia mocy sprawczej przez pracowników.
Odpowiedzią na problem z komunikacją wewnętrzną jest usprawnienie, zmiana kultury organizacji w obszarze komunikacji. Ważne jest jednak, żeby takie działanie odpowiednio zaplanować. Na początek powinniśmy zdefiniować cel. Jest to powód, który pozwoli ukierunkować dalszy rozwój działań, np. usprawnienie przepływu informacji czy skrócenie procesów. Następnie powinniśmy ustalić jakie korzyści chcemy odnieść dzięki takiej zmianie, np. szybsze przekazywanie dokumentów, sprawniejsze dzielenie się informacjami z pracownikami. Pozwoli to nam na odpowiednie ukierunkowanie działań, tak, aby zmiana zaszła zgodnie z zaplanowanym celem, który będzie stanowił odpowiedź na problemy pojawiające się w firmie.
Aby skutecznie przeprowadzić wspomnianą wyżej zmianę, należy korzystać z nowoczesnych mediów i sposobów komunikacji, przy wykorzystaniu najbardziej wartościowych narzędzi. Jest to istotne, ponieważ jednym z problemów, na jakie często można trafić jest nieodpowiednie dopasowanie narzędzi do typów komunikatów.
Naturalnym narzędziem, za pomocą którego przeprowadzana jest zmiana w obszarze komunikacji jest Intranet. Istotne jest, aby taki nowoczesny Portal Komunikacyjny odpowiadał na wyzwania zarówno w obszarze komunikacji wewnętrznej, jak i w tematyce rozwiązań swojej klasy. Opisywane przedsięwzięcie należy przeprowadzać w sposób sprawdzony i metodyczny.
Krótka historia o Intranetach
Intranet jest istotnym narzędziem, portalem wykorzystywanym do komunikacji wewnętrznej w firmie. Kiedyś intranetem nazywaliśmy portal, do którego pracownicy mogli się zalogować z sieci wewnętrznej, na stronach którego mogli się zapoznać z informacjami dotyczącymi firmy. Intranety działały w zamkniętych sieciach wewnętrznych, a informacje nie były spersonalizowane pod kątem roli, czy obowiązków pracownika. Były to swego rodzaju tablice z ogłoszeniami, przechowujące okazjonalnie, także najistotniejsze z punktu widzenia redaktorów, dokumenty. W wielu organizacjach wciąż mamy do czynienia z podobnym wizerunkiem intranetu, warto natomiast uświadomić sobie jakie zmiany zaszły w obecnie budowanych systemach.
Obecnie intranety są kompleksowymi środowiskami ułatwiającymi komunikację, organizację pracy, czy też pozwalającymi na standaryzację procesów. Intranety umożliwiają społecznościom pracowniczym współpracę nad złożonymi problemami i wspólne opracowywanie rozwiązania.
- Najnowsze rozwiązania odpowiadają na potrzeby pracowników. Są rozbudowane o sekcje działowe, gdzie są zbierane materiały i procedury z każdego działu,
- Posiadają funkcje społecznościowe, które pozwalają użytkownikom na pracę w społecznościach.
- Pomagają nowozatrudnionym pracownikom. Dzięki odpowiednio zorganizowanej ścieżce onboarding’owej, świeżo upieczony pracownik firmy ma możliwość zapoznania się z zestawem niezbędnych materiałów wdrożeniowych, przez co start pracy w nowej firmie nie jest już taki skomplikowany.
Intranety przeszły długą drogę rozwoju. Dzięki nim decyzje w firmie mogą być podejmowane szybciej, a przepływ informacji pomiędzy pracownikami jest bardziej efektywny co finalnie przekłada się na sprawniej działającą organizację.
Uporządkowane podejście do wdrożenia
Biorąc pod uwagę wskazówki dotyczące interdyscyplinarności i mocy sprawczej zespołu, rekomendujemy naszym partnerom i klientom rozpoczęcie wdrożenia od pracy wewnątrz zespołu. W serii kilku dedykowanych sesji ustalamy wspólne cele i omawiamy metodykę pracy, przygotowując się do prac projektowych. Przygotowanie to umożliwia transparentne określenie ról i odpowiedzialności w zespole. Każdy jego członek, znając swoje mocne strony jest w stanie zaoferować maksimum wartości ze swojego zaangażowania.
Cele projektu powinny być klarowne dla każdego członka zespołu. Powinny być również jasno zdefiniowane, aby można było zweryfikować stopień ich osiągnięcia w ramach prac projektowych. Początkowo może się to wydawać trudne do ustalenia, ale jeśli popatrzymy na zagadnienie przez pryzmat usprawnienia komunikacji oraz jej unowocześnienia, identyfikacja celów powinna być łatwiejsza. Redukcja kosztów poprzez zastąpienie delegacji i spotkań twarzą w twarz przez spotkania wirtualne i dyskusje w kanałach zadaniowych to bardzo dobry przykład celu, który jest możliwy do osiągnięcia przez wdrożenie zmiany w komunikacji i dostawę odpowiednich narzędzi.
Co cechuje skuteczne rozwiązanie?
W styczniu 2020r. amerykańska firma konsultingowa Norman Nielsen Group wydała raport zawierający 10 najlepszych intranetów 2020 roku [2].
Wśród wśród wyróżnionych portali można było zauważyć elementy wspólne, wśród których wymienia się:
- Wykorzystanie metodyki zwinnej do budowy portalu.
- Interdyscyplinarny zespół zorientowany na cel.
- Jednoczenie organizacji.
- Wdrożenie zorientowanie na cel.
- Myślenie zewnętrzne wewnątrz organizacji.
- Budowanie powiązań pracowniczych.
- Zaawansowane narzędzia zarządzania treścią.
W dalszym kroku zalecamy pracę nad wspólną wizją. W przypadku prac wykonywanych przez zespoły, w których pracujemy, skupiamy się na identyfikacji połączeń między pracownikami, wypisując istniejące oraz pożądane kanały komunikacji. Dyskutujemy o tym, jaki charakter ma komunikacja, która w nich zachodzi, kto jest nadawcą, a kto odbiorcą. Na tej podstawie jesteśmy w stanie precyzyjnie określić oczekiwane parametry względem komunikacji zachodzącej w kanałach (realizując istniejącą strategię komunikacji lub ustanawiając solidne fundamenty pod jej przygotowanie) oraz dobrać odpowiednie narzędzie do jej realizacji.
Proces wdrożenia intranetu jest procesem złożonym. W jego trakcie nie należy ograniczać się do pracy z zespołem projektowym. Już na wczesnym etapie należy zacząć angażować użytkowników końcowych. Zapewnia to skuteczną adaptację pracowników do nowego środowiska wymiany informacji. Ważnym jest, aby w ten proces były zaangażowane odpowiednie osoby obu stron zespołu – zarówno Wykonawcy, jak i Klienta.
Komunikacja i praca z zespołami redaktorskimi i zespołami użytkowników jest kluczowa w kontekście sukcesu projektu. To redaktorzy będą dostarczali treści, dzięki którym Portal będzie tętnił życiem, a użytkownicy to osoby, dla których całe rozwiązanie tworzymy. Jeśli nie damy im tego odczuć i nie zadbamy o nich poprzez dedykowane działania angażujące, start projektu może okazać się niezwykle wyboisty.
W projektach, w których bierzemy udział, pracujemy z redaktorami podczas dedykowanych sesji, dzięki którym nie tylko uczą się, jak korzystać z narzędzia oraz jak jest ono skonstruowane, ale przede wszystkim poznają szerszą perspektywę, dowiadując się jakie korzyści przynoszą poszczególne funkcje oraz poznając możliwości, jakie daje rozwiązanie. Wspólnie umieszczamy pierwsze treści w rozwiązaniu i służymy radą, jeśli podczas inicjalnego zasilania rozwiązania pojawią się pytania bądź wątpliwości.
Czytelnicy z kolei mają możliwość zapoznania się z rozwiązaniem podczas specjalnych sesji wprowadzających. Przekazujemy informacje na temat tego, jak poszczególne składowe rozwiązania mogą pomóc pracownikom w codziennej pracy oraz zachęcamy do aktywnego uczestnictwa w dyskusjach i modułach społecznościowych.
Dzięki metodycznej pracy z wszystkimi grupami interesariuszy oraz zorientowaniu na cel wokół zidentyfikowanych kanałów komunikacji jesteśmy w stanie znacząco zwiększyć sukces wdrożenia.
Portal Komunikacyjny na M365
Pracując z licznymi klientami, wypracowaliśmy zestaw standardów, wzorców i szablonów. Na ich bazie stworzyliśmy rozwiązanie, które wdrażane w sposób zgodny z opisanymi wcześniej wytycznymi, umożliwia skuteczne przeprowadzenie zmiany w obszarze komunikacji. Z uwagi na fakt, że rozwiązanie oraz sposób jego wdrożenia wykracza poza standardowe projekty intranetowe, zdecydowaliśmy się do używania odpowiedniejszej nazwy – Portal Komunikacyjny.
Swoje rozwiązanie opracowaliśmy na platformie Microsoft 365. Platforma ta udostępnia swoim użytkownikom szereg usług i narzędzi, które wspierają pracę biurową i zwiększają produktywność. Część z tych narzędzi: SharePoint Online, Teams oraz Yammer dodatkowo wspiera scenariusze komunikacyjne. Dzięki metodycznemu podejściu do wdrożenia, a w szczególności dzięki identyfikacji i opisaniu schematów komunikacji, jesteśmy w stanie precyzyjnie dopasować usługę platformy Microsoft 365 do kanału komunikacyjnego realizowanego w ramach portalu.
Potrzeby każdego Intranetu
Idąc o krok dalej, analizując najlepsze Intranety z ostatnich 20 lat, organizacja Norman Nielsen Group wymienia najbardziej wartościowe cechy, jakie posiadać może rozwiązanie intranetowe. Do tych cech zalicza się [3]:
- Komunikacja korporacyjna i zarządcza.
- Informacje na temat działów i ich zadań.
- Repozytorium niezbędnych zasobów.
- Narzędzia i aplikacje w jednym miejscu
- Informacje o innych zespołach i osobach
- Spójny projekt
- Wiarygodna treść
Całość rozwiązania dostosowana jest do identyfikacji wizualnej klienta, dzięki czemu wzmacnia się identyfikacja pracowników z marką organizacji. Ujednolicenie i upowszechnienie globalnej nawigacji rozwiązania oraz zastosowanie skutecznej, ogólnodostępnej wyszukiwarki dodatkowo ujednolica układ Portalu, zapewniając użytkownikom jednolite doświadczenie podczas korzystania z narzędzia.
Wdrażając Portal Komunikacyjny udostępniamy szablony gotowych do wykorzystania obszarów. Obszary te zostały opracowane na bazie doświadczeń z wcześniejszych wdrożeń i gotowe są do zapełnienia treścią przez grupy redaktorskie. Na te obszary składają się:
Strona Główna – Centralnym punktem Portalu Komunikacyjnego jest strona główna. Stanowi punkt wejścia dla użytkowników i zbiera treści z pozostałych obszarów. W jej ramach mamy możliwość zapoznania się z wiadomościami i aktualnościami, zarówno promowanymi jak i zebranymi ze wszystkich podobszarów. Strona główna przedstawia także zestaw najważniejszych nadchodzących wydarzeń oraz zawiera łącza do najczęściej wykorzystywanych narzędzi oraz systemów.
Aktualności – Komunikacja pomiędzy pracownikiem znacznie wykracza poza podstawowe komunikaty informacyjne. Tak też jest w przypadku Portalu Komunikacyjnego, który zawiera sekcje Aktualności. Każda z sekcji ma określoną tematykę, możliwe jest także skierowanie treści do poszczególnych podgrup odbiorców, dzięki czemu są one bardziej adekwatne i wiarygodne.
Organizacja – Portal komunikacyjny zawiera sekcję dedykowaną przekazom organizacyjnym. W jej ramach pracownicy mogą odnaleźć przekaz od kadry zarządzającej, zapoznać się z wizją, misją i celami organizacji. Mogą poznać profile członków zarządu oraz poznać historię spółki. Sekcja ta daje liderom organizacji możliwość dodatkowego zaangażowania pracowników, umożliwiając integrację celów pracowników z celami organizacji.
Istotne jest, aby zespoły i komórki organizacyjne miały swoje przewidziane miejsca w rozwiązaniu. Dzięki temu możliwe jest informowanie czytelników czym zajmują się poszczególne zespoły, jaki jest ich zakres odpowiedzialności oraz misja. Oprócz publicznej przestrzeni dostępnej dla każdej komórki organizacyjnej i zespołu, dodatkowo każdy zespół dostaje także przestrzeń do realizacji wewnętrznych zadań i pracy we własnym gronie. Do tego celu przewidziane zostały przestrzenie usługi Teams, które bardzo dobrze sprawdzają się do takiej komunikacji.
Dla Pracownika – Obszar dedykowany Dla Pracownika zawiera wszelkie niezbędne z punktu widzenia pracownika zasoby, od pakietu nowego pracownika począwszy, na wzorach dokumentów firmowych kończąc.
Społeczności – sekcja Społeczności pozwala każdemu na bycie redaktorem i producentem treści. W jej ramach pracownicy mają możliwość prowadzenia dyskusji w społecznościach, w których mogą dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniami oraz angażować się w inicjatywy mniej formalne.
Pomoc – w sekcji Pomocy pracownicy odnajdą kontakt do redaktorów, instrukcje użytkowania portalu oraz nagrania wcześniejszych sesji szkoleniowych. Jeśli kiedykolwiek pracownik poczuje się zagubiony, albo będzie potrzebował wsparcia, w sekcji pomocy znaleźć może materiały, które odpowiedzą na jego pytania i rozwiążą jego problem.
Podsumowując
Narzędzia pełnią istotną rolę w każdym obszarze działalności. Służą za wsparcie, nierzadko odblokowując i umożliwiając przeprowadzenie niektórych działań. Nie zapominajmy jednak, że najważniejsi w każdej zmianie są ludzie. To od ich zaangażowania zależy powodzenie przedsięwzięcia. Z tego powodu nie należy nigdy przedkładać narzędzi, jak wyszukane by one nie były, nad wymagania użytkowników i cele organizacji. Zawsze jednak warto oceniać narzędzia, szczególnie te dostępne na wyciągnięcie ręki, pod kątem ich przydatności i możliwości do szybkiego i opłacalnego wykorzystania.
Digitalizacja nie jest już innowacyjnym trendem i ciekawą alternatywą dla normalnego modelu operacyjnego. To konieczność, która dla wielu organizacji oznacza przysłowiowe być albo nie być. Dlatego nie należy zadawać pytania Kiedy dokonamy stosownej zmiany, a raczej Jak ją przeprowadzimy. W myśl tych zasad opracowaliśmy naszą metodykę wdrożenia Portalu Komunikacyjnego. Stawiamy użytkownika w centrum wszelkich działań, wykorzystując uznane i łatwo dostępne narzędzia, które użyte zgodnie z najlepszymi praktykami w krótkim czasie dostarczają wiele wartości.
[1] https://www.theverge.com/2020/4/29/21241972/microsoft-teams-75-million-daily-active-users-stats