Choć staramy się nie wracać wspomnieniami do trudnego czasu, jakim była pandemia, niewątpliwie pozostawiła ona po sobie wiele zmian, które dokonały się w tamtym czasie. Jedną z nich praca zdalna. Początkowo ze względów bezpieczeństwa i narzuconych w związku z tym obostrzeń, a następnie na skutek płynących z tego korzyści, home office na stałe wpisał się już w firmowe życie. Zalety pracy z domu widzą wszystkie strony: pracodawcy, obserwując wzrost produktywności wśród zatrudnionych, jak i pracownicy chwalący sobie osiągniętą w ten sposób równowagę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym.
Czas pokazał jednak, że to, co przynosi korzyści, nie jest pozbawione wad. Firmy, które zdecydowały się kontynuować pracę w modelu zdalnym lub hybrydowym muszą zmierzyć się z wyzwaniami wynikającymi z pracy na odległość. Jednym z nich jest stworzenie środowiska efektywnej komunikacji wewnątrz firmy. To przecież niezbędny element funkcjonowania organizacji jako takiej, ale również wzmacniania poczucia wspólnoty i przynależności. W przypadku pracy z domu jest to znacznie trudniejsze, ale na szczęście możliwe do osiągnięcia dzięki dostępnym rozwiązaniom technologicznym i odpowiedniemu zarządzaniu zespołami rozproszonymi. Oto kilka cennych wskazówek, które z pewnością ci się przydadzą.
- Wybierz intranet zgodny z potrzebami twojej firmy
Z ankiety przeprowadzonej przez Deloitte wynika, że w firmach, które wprowadziły intranety społecznościowe, zadowolenie pracowników wzrosło o 20%, a ich retencja aż o 87%. Nie chodziło tu jednak o przestrzenie będące zbiorem informacji, ale o rozwiązania, które dzięki określonym funkcjom umożliwiają sprawną komunikację pomiędzy teamami. Na rynku jest wielu dostawców intranetu, tobie więc pozostaje wybranie takiego, który będzie najlepszym wsparciem dla twojej firmy. Aby to określić, zacznij od dokładnej analizy potrzeb biznesu. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiej ankiety wśród pracowników, dzięki której lepiej zrozumiesz ich wymagania i oczekiwania względem intranetu oraz zbierzesz ciekawe pomysły na usprawnienie komunikacji w firmie.
Sprawdź EngagyComms – to nowoczesne rozwiązanie bazujące na metodzie SharePointOnline, które z łatwością dostosuje się do twoich potrzeb.
- Upewnij się, że twoje zespoły wiedzą na bieżąco, co się dzieje w firmie
Praca w zespołach rozproszonych wyklucza wchodzenie w typowo biurowe interakcje. Gdy pracujemy zdalnie, odpada nam przerwa na lunch, podczas której moglibyśmy porozmawiać o czekających nas wyzwaniach lub toczących się projektach. Nie możemy też iść na kawę do firmowej kuchni i tak przepada nam kolejna okazja do rozmowy czy wymiany doświadczeń. Brak bezpośredniego kontaktu między członkami teamu może prowadzić do efektu „co z oczu, to z serca”, czyli znacznie większego skoncentrowania na indywidualnych celach niż na wyzwaniach całego zespołu.
Najnowsze badania pokazały, że 85% pracowników uważa się za najbardziej zmotywowanych, jeśli menedżer na bieżąco informuje ich o bieżących sprawach firmowych i daje regularny feedback dotyczący ich pracy i osiąganych wyników. Świetnym sposobem gwarantującym synchronizację pomiędzy zespołami są regularne spotkania całej firmy. Takie meetingi budują poczucie przynależności, a także są dobrą okazją do przedyskutowania celów i targetów każdego teamu oraz wzmocnienia synergii między zespołami. To również sprzyjający moment, by celebrować sukcesy czy oficjalnie wprowadzać nowych pracowników do organizacji. Każde z tych działań sprzyja budowaniu firmowej kultury oraz wspiera efektywny przepływ najważniejszych informacji.
Z EngagyComms to ty decydujesz, jak wygląda strona główna i co oraz jak długo się na niej znajduje. To świetne rozwiązanie ułatwiające chociażby informowanie pracowników o firmowych eventach. Dzięki EngagyComms możesz łatwo udostępniać linki z podsumowaniami spotkań, a także tworzyć krótkie artykuły z najważniejszymi informacjami z każdego działu. Ten zestaw narzędzi z pewnością ułatwi efektywną współpracę wewnątrz firmy.
- Bądź otwarty i inkluzywny
W środowisku pracy zdalnej zbieranie informacji zwrotnych może być sporym wyzwaniem, a przecież feedback to konieczny warunek do utrzymania kultury równości i inkluzywności. Dlatego tak ważna jest otwarta i bezpieczna komunikacja! Dlatego, jeśli jesteś otwarty na prowadzenie szczerych rozmów z pracownikami, umieść feedback jako element regularnego planu spotkań.
Badania pokazują, że pracownicy, którzy czują się wysłuchani, mają w sobie więcej pewności i 4,6 razy chętniej wykonują swoje zadania. Mówiąc wprost i doceniając opinie swoich zespołów, masz większe szanse, że utrzymasz ich zaangażowanie na dłużej.
EngagyComms ułatwia dzielenie się feedbackiem – nie tylko na temat funkcjonowania platformy, ale także o prowadzonych projektach. Dzięki takiemu rozwiązaniu będziesz cieszyć się opinią inkluzywnego i otwartego szefa.
- Upewnij się, że informacje są łatwo dostępne dla pracowników
Jedną z największych zalet pracy w biurze jest ułatwiona spontaniczna współpraca między pracownikami. Kiedy ktoś napotyka problem, zawsze może poprosić o pomoc kolegę siedzącego przy biurku obok. W środowisku pracy zdalnej nie jest to takie proste. Ty, jako lider, musisz zapewnić swoim pracownikom łatwy dostęp do wszystkich dokumentów, w których znajdują się informacje niezbędne do wykonywania pracy. W badaniu mierzącym zalety intranetu 85% pracowników uznało szybki dostęp do informacji za jedną z ważniejszych korzyści wpływającą na ich efektywność i satysfakcję z wykonywanej pracy.
Z EngagyComms stworzysz dowolne kategorie contentu – mogą to być wydarzenia w firmie, informacje HR czy aktualne wiadomości z branży. Ogranicza cię jedynie wyobraźnia – z EngagyComms możesz zbudować własny portal informacyjny! Wszystko w imię wygody, funkcjonalności i sprawnego przepływu informacji.
Sekret efektywnej pracy w zespołach rozproszonych tkwi w efektywnym wykorzystaniu dostępnych narzędzi. Wszystko zaczyna się jednak od odpowiedzialnego wyboru najlepszej metody zdalnej komunikacji dostosowanej do potrzeb i specyfiki firmy. Ważnym aspektem jest zaangażowanie pracowników w budowanie relacji oraz słuchanie ich opinii na temat możliwych usprawnień. Dobrze skonfigurowany pod potrzeby firmy intranet jest ogromnym wsparciem efektywnej komunikacji, a tym samym zaangażowania pracowników, tak ważnego w czasach powszechnej pracy zdalnej.
Jeżeli nie wiesz od czego zacząć – jesteśmy tu dla ciebie. Sprawdź ofertę EngagyComms już dziś!