Autor tekstu: Karol Podolak
Microsoft 365 zapewnia użytkownikom swobodę pracy z dowolnego miejsca oraz daje możliwość korzystania z usług, których potrzebują, aby być bardziej produktywnym i lepiej ze sobą współpracować. W rezultacie użytkownicy zyskują wolność poprzez możliwość pracy w każdym miejscu i z każdą osobą o dowolnej porze.
Czasami jednak zdarza się, że taka sytuacja powoduje problemy ze zrozumieniem sensu oraz celu używania niektórych aplikacji pakietu chmurowego Microsoft 365, np. jeśli ktoś nie używa programu Yammer to nie jest w stanie wiedzieć jak go może wykorzystać do lepszej komunikacji.
Dlatego też oprócz zapewnienia samej infrastruktury i zasobów do pracy niezbędne jest posiadanie narzędzia, które będzie w stanie pokazać w jakim stopniu użytkownicy korzystają z różnych usług by w razie potrzeby można było skontaktować się z osobą potrzebującą pomocy.
Microsoft 365 Usage Analytics
Pod koniec 2017 r. Microsoft wprowadził rozszerzenie aplikacji Power BI o dodatkową funkcjonalność pod nazwą Usage Analytics, która zapewnia dostęp do wstępnie zbudowanego pulpitu nawigacyjnego zawierającego intuicyjne raporty.
Rozwiązanie Microsoft pozwala uzyskać ogrom przydatnych informacji na temat tego:
- w jaki sposób użytkownicy komunikują się ze sobą,
- jak przebiega współpraca,
- jak organizacja dostosowuje się do różnych usług M365.
Dzięki temu firma jest w stanie łatwo zdecydować w jakich obszarach należy nadać priorytet szkoleniom oraz działaniom komunikacyjnym.
Model danych, który obsługuje aplikację szablonu, zawiera atrybuty użytkownika z Active Directory: lokalizacja, dział i organizacja. Dzięki temu możliwe jest przedstawienie niektórych raportów dostępnych w Usage Analytics.
Pulpit nawigacyjny Usage Analytics jest bogaty w informacje, a uzyskanie szczegółowych danych jest możliwe poprzez szerszą eksploracje poniżej zaprezentowanych sekcji.
Ogólne podsumowanie
Jest to ogólny przegląd raportów dotyczących adopcji, użytkowania, mobilności, komunikacji, współpracy i przechowywania platformy Microsoft 365 przeznaczony dla decydentów biznesowych.
Pozwala zrozumieć wzorce użycia pakietu Office oraz sposób współpracy pracowników.
Ponadto, na podstawie statystyk użytkowników zapewnia wgląd w to, jak używane są poszczególne usługi. Wszystkie wartości pokazane w raporcie odnoszą się do ostatniego miesiąca.
Każda sekcja prezentuje dane dotyczące 6 głównych obszarów współpracy. Szczegółowe raporty dostępne są w sekcji Overview znajdującej się w menu z lewej strony.
Adopcja
Oferuje podsumowanie wszystkich trendów adopcyjnych. Raporty w tej sekcji pozwalają dowiedzieć się, w jaki sposób użytkownicy wdrożyli platformę Microsoft 365, a także jak ogólne wykorzystanie poszczególnych usług zmieniało się z miesiąca na miesiąc. Umożliwia sprawdzenie, ile osób w organizacji aktywnie korzysta z platformy Microsoft 365, ilu użytkowników powraca, a ilu korzysta z produktu po raz pierwszy.
Użytkowanie
Oferuje szczegółowy wgląd w liczbę aktywnych użytkowników i kluczowe działania dla każdego produktu w ciągu ostatnich 12 miesięcy. Raporty w tej sekcji pozwalają dowiedzieć się, jak osoby w organizacji używają platformy Microsoft 365.
Zestawienie prezentuje 3 sekcje:
- Aktywność użytkowników w danym miesiącu. Sekcja ta jest również agregowana w raporcie w zakładce Executive Summary
- Liczba aktywnych użytkowników według produktu
- Liczba użytkowników wykonujących czynności w ramach produktu
Komunikacja
Pozwala sprawdzić, którą aplikację preferują pracownicy do komunikacji. Umożliwia obserwacje zmian wzorców korzystania z narzędzi komunikacji wśród użytkowników.
Współpraca
Pokazuje w jaki sposób osoby w organizacji używają OneDrive i SharePoint do przechowywania dokumentów oraz jak współpracują ze sobą. Dodatkowo prezentuje ewolucję tych trendów
z miesiąca na miesiąc.
Oprócz tego, umożliwia sprawdzenie ilości dokumentów, które są udostępniane wewnętrznie lub zewnętrznie oraz ile witryn SharePoint lub kont OneDrive jest aktywnie używanych (z podziałem na właścicieli i innych współpracowników).
Mobilność
Pozwala śledzić, jakich klientów i urządzeń korzystają użytkownicy do łączenia się z pocztą e-mail, Teams, Skype lub Yammer.
Magazynowanie
Służy do śledzenia magazynu w chmurze dla skrzynek pocztowych, witryn OneDrive i SharePoint.
Osadzanie raportów w witrynie.
W górnej części Pulpitu nawigacyjnego dostępnych jest kilka opcji pozwalających osadzić raport. Do wyboru jest możliwość analizy w programie Excel, osadzenie w SharePoint Online lub w witrynie internetowej, tak jak pokazano poniżej.
Korzystanie z raportów w MS Teams
W ramach usługi Microsoft 365 Usage Analytics jest również kilka opcji integracji z Microsoft Teams. Klikając opcję „Czat w aplikacji Teams” na górnym pasku w pulpicie nawigacyjnym, można opublikować łącze do zakładki wpisów w wybranym zespole.
Następnym krokiem jest wyszukanie zespołu lub kanału, w którym chcemy udostępnić raport.
Po udanym opublikowaniu, w zespole zostanie wyświetlone łącze, tak jak zaprezentowano poniżej, a członkowie będą mogli przejść bezpośrednio do pulpitu nawigacyjnego usługi Power BI poprzez kliknięcie linku.
Jeszcze bardziej przydatna jest możliwość dodania samego pulpitu nawigacyjnego jako karty w jednym z zespołów. Spójrzmy prawdzie w oczy, zdecydowana większość osób pracuje zdalnie z wykorzystaniem różnego rodzaju aplikacji takich jak Teams, a możliwość dodawanie kart aplikacji platformy Microsoft 365 to świetny sposób na utrzymanie produktywności użytkowników w jednym miejscu.
Podsumowując, pakiet Usage Analytics to szybki i łatwy sposób analizowania aktywności użytkowników, który dostarcza wielu ważnych informacji dla każdej firmy korzystającej z chmurowych rozwiązań firmy Microsoft. Dlatego jeżeli jesteś administratorem systemu i potrzebujesz pomocy w konfiguracji lub jeszcze nie korzystasz w pełni ze wszystkich rozwiązań jakie daje platforma Microsoft 365, a chciałbyś dowiedzieć się więcej o możliwościach Power BI, jak i innych narzędziach platformy, odwiedź oficjalną stronę naszego konsorcjum – Digital Dexterity Labs. Znajdziesz tam nagrania naszych webinarów i informacje o kolejnych eventach poświęconych różnym aspektom cyfrowego miejsca pracy!