Czy warto używać SharePoint’a w komunikacji wewnętrznej?

Wiemy, że pytanie zawarte w tytule naszego artykułu zostało postawione w sposób tendencyjny, bo przecież o wartości wykorzystania narzędzia świadczy jego przydatność. Jeśli zatem przeanalizujemy potencjalne korzyści w kontekście nakładów, jakie należy ponieść, to odpowiedź na wspomniane pytanie nasunie się sama, prawda? W teorii może wydawać się to proste, jednak w praktyce pytanie to robi się bardziej złożone.

Autor: Łukasz Potrzebka

Spiesząc z odpowiedzią – Tak. Odpowiedź krótka, jednak jak się okazuje, nie taka prosta.

Wiemy, że pytanie zawarte w tytule naszego artykułu zostało postawione w sposób tendencyjny, bo przecież o wartości wykorzystania narzędzia świadczy jego przydatność. Jeśli zatem przeanalizujemy potencjalne korzyści w kontekście nakładów, jakie należy ponieść, to odpowiedź na wspomniane pytanie nasunie się sama, prawda? W teorii może wydawać się to proste, jednak w praktyce pytanie to robi się bardziej złożone. Bo o ile część związana z nakładami jest dość oczywista i widoczna, to pozostaje pytanie: jakie korzyści odniesiemy? Jaką wartość dodaną otrzymamy?

Istnieje jeszcze jedno zagrożenie. Nieumiejętnie wykorzystane narzędzie może nie tylko nie dostarczyć oczekiwanej wartości, ale nawet „zaszkodzić”. Błędnie oceniając możliwości narzędzia, możemy oddalić się od postawionych celów. Możemy również spowodować, iż czynności wykonywane z wykorzystaniem narzędzia będą wymagały od nas niewspółmiernie więcej wysiłku niż gdybyśmy posłużyli się innymi metodami.

Przykładowy prosty portal zrealizowany ma platformie SharePoint
Rysunek 1 Przykładowy prosty portal zrealizowany ma platformie SharePoint

Jaka jest więc odpowiedź? Warto wykorzystać SharePoint w komunikacji? A może lepiej nie podejmować ryzyka i skupić się na znanych sposobach docierania do pracowników?

Starając się udzielić odpowiedzi na to pytanie skupmy się na rzeczy najważniejszej – na celu. Ponownie, docieramy do miejsca pozornie oczywistego, jednak jak pokazują nasze doświadczenia – bardzo często błędnie interpretowanego. Cele, o których tu wspominamy, powinny dotyczyć dziedziny jaką jest komunikacja wewnętrzna, a nie narzędzia jako takiego. Celem nie jest więc:

Wdrożenie portalu Intranetowego zbudowanego na platformie SharePoint

Celem natomiast może być:

Zwiększenie stopnia przyswajania nowych komunikatów poprzez wykorzystanie portalu Intranetowego zbudowanego na platformie SharePoint.

Korzystając z nowoczesnego narzędzia do komunikacji, do jakich możemy zaliczyć SharePoint, w szczególności możemy być zainteresowani wsparciem na takich polach jak:

  • Kompletność przekazu
  • Spójność przekazu
  • Trafność przekazu
  • Zasięg przekazu

Możemy więc przeformułować nasze pytanie z tytułu: czy wykorzystanie portalu Intranetowego zbudowanego na platformie SharePoint faktycznie przybliży nas do realizacji naszego celu? Na ile wykorzystanie SharePoint’a pozwoli nam na usprawnienie takich obszarów jak kompletność, spójność, trafność czy zasięg? Sprawdźmy!

Kompletność przekazu

Agencja Norman Nielsen Group od ponad 20 lat co roku wybiera najlepsze portale Intranetowe. W roku 2020, przedstawiając profile zwycięskich rozwiązań, do jednej z ważniejszych cech takiego rozwiązania zaliczyła zaawansowane funkcje zarządzania treścią [1].

Jak należy to rozumieć? Czym są te zaawansowane funkcje? Zagłębiając się nieco w uzasadnienie podane przez Norman Nielsen Group, chodzi tutaj bardziej o zestaw funkcji, które pozwolą redaktorom na przekazanie informacji w sposób dokładnie taki, jak to sobie zaplanowali. Czyli powinniśmy mieć do dyspozycji dokładnie tyle funkcji, ile potrzebujemy. Nie mniej, nie więcej.

Jak to wygląda w przypadku platformy SharePoint? Strony i artykuły są budowane z wykorzystaniem dedykowanych składników stron, zwanych WebPartami. Jeden web part reprezentuje jakąś część strony – zdjęcie, fragment tekstu, zbiór linków. Wstawiając je w sposób graficzny do naszego artykułu, budujemy jego treść. Na bieżąco widzimy, jak strona będzie się prezentowała użytkownikom końcowym. Samą stronę publikujemy dokładnie w momencie, w którym uznamy, że treści są gotowe. Spoglądając nieco bardziej szczegółowo na możliwości konstrukcji stron, CMS platformy SharePoint oferuje:

  • Obszar tekstu
  • Widok biblioteki dokumentów
  • Przeglądarka plików
  • Wyróżniona zawartość
  • Wezwanie do działania
  • Czasomierz odliczania
  • Linki do stron i aplikacji
  • Obrazy
  • Galerie obrazów
  • Odtwarzacze filmów
  • Ankiety i sondy
  • Wydarzenia
  • Struktura podległości pracowników

Na pierwszy rzut oka powyższa lista wydaje się długa, jeśli jednak skorzystamy z dodatkowych opcji, takich jak:

  • Lista najczęściej wykorzystywanych składników
  • Szablony stron i artykułów
  • Wygodny, graficzny edytor

Okazuje się, że liczba opcji nie przytłacza.

System CMS platformy SharePoint
Rysunek 2 System CMS platformy SharePoint

Pamiętajmy, że o powodzeniu wykorzystania funkcji narzędzia, jakim jest edytor CMS decyduje w dużej mierze biegłość osób, które wprowadzają treści. Dlatego, nawet pomimo przyjaznej i intuicyjnej formy, jaką obecnie posiada CMS zawarty w SharePoint, należy zaplanować działania szkoleniowe i warsztatowe z redaktorami. W ten sposób zabezpieczymy czynnik ludzki wykorzystania narzędzia, jakim są umiejętności grupy redaktorów.

Prezentację działania CMS w praktyce można zobaczyć na naszym webinarze:

MINI SERIA Webinarów komunikacyjnych – Zarządzanie treścią w SharePoint Online – YouTube

Spójność przekazu

Nowoczesne cyfrowe miejsce pracy to nie tylko zbiór narzędzi firm trzecich, które zostały udostępnione użytkownikom. Coraz częściej przyjmują one formę kompleksowych platform, których myślą przewodnią jest wartość, jaką mogą dostarczyć użytkownikom. Tworząc takie nowoczesne cyfrowe miejsce pracy należy zatem poświęcić uwagę na budowanie jego marki. Nadanie nazwy, ujednolicenie kolorystyki, czcionki, logotypów i akcentów powoduje, że rozwiązanie odbierane jest jako spójne, po linii z przekazem organizacji. Użytkownicy uznają treści jako bardziej wiarygodne i częściej angażują się w dyskusje i aktywności związane z przekazywanymi informacjami.

W obliczu natłoku informacji, z jakimi nasi pracownicy zapoznawać się muszą każdego dnia, niezwykle istotne jest, aby starać się przykuć uwagę czytelnika wszelkimi możliwymi sposobami. Jednym z takich sposobów może być właśnie uatrakcyjnienie warstwy wizualnej rozwiązania. Jeśli kolorystyka, logotypy i ogólny kształt portalu będą spójne z identyfikacją wizualną organizacji, wówczas użytkownicy będą z większą powagą traktować publikowane treści. A o to przecież właśnie nam chodzi.

Obrandowiony portal SharePoint Online
Rysunek 3 Obrandowiony portal SharePoint Online

SharePoint pozwala na oznakowanie (obrandowienie) portalu poprzez zdefiniowanie:

  • Nazwy rozwiązania
  • Motywu kolorystycznego
  • Logotypu

Już tych kilka podstawowych ustawień pozwala na wyróżnienie portalu i budowanie jego marki. Jeśli natomiast oczekiwania dotyczące zakresu modyfikacji i oznakowania rozwiązania wykraczają poza wyżej wymienione opcje, możliwe jest skorzystanie z zewnętrznego, dodatkowego wsparcia. W takim scenariuszu możliwości mogą być niemal nieograniczone.

Uwaga! Ważne, aby dostosowując warstwę graficzną swojego portalu w sposób niestandardowy zwrócić uwagę na to, czy przyjęta metoda odporna jest na aktualizacje platformy M365 oraz czy wykorzystana technika brandingu ponadstandardowego nie powoduje negatywnego odbioru wśród użytkowników.

Więcej informacji dotyczących możliwości wyróżnienia portalu SharePoint’owego można znaleźć w naszym webinarze:

MINI SERIA Webinarów komunikacyjnych – Branding portalu SharePoint Online – dobry, zły… brzydki?

Trafność przekazu

74% użytkowników frustruje się, jeśli mają do czynienia z niedopasowaną, niespersonalizowaną treścią [2]. Dlatego jedną z ważniejszych cech, o jaką powinniśmy zadbać podczas komunikowania się z naszymi pracownikami, to adekwatność i trafność treści, jakie im przekazujemy. Nawet jeśli poświęcimy dużo czasu na opracowanie komunikatu i dopilnowanie, aby był spójny z przyjętą linią komunikacji, to jeśli trafi on do nieodpowiedniego grona osób, może zostać negatywnie odebrany. Bo przecież:

  • Pracownicy z Warszawy nie są zainteresowani aktualnościami dotyczącymi biura w Poznaniu
  • Pracownicy biurowi nie muszą być informowani o każdorazowej zmianie instrukcji stanowiskowych pracowników liniowych
  • Wszyscy pracownicy niekoniecznie muszą mieć dostęp (lub wręcz nie powinni go mieć!) do treści przeznaczonych dla kadry managerskiej

Platforma SharePoint w sposób sprawny pomaga sprostać tym wyzwaniom. Dostępne mechanizmy Docelowych odbiorców oraz umiejętne skonstruowanie portalu (czyli tak, aby odzwierciedlał on nasze grupy czytelników) pozwalają na osiągnięcie efektu, gdzie każdy użytkownik rozwiązania znajdzie w nim treści przeznaczone dla siebie.

Zróżnicowanie treści na stronie głównej ze względu na rolę użytkownika
Rysunek 4 Zróżnicowanie treści na stronie głównej ze względu na rolę użytkownika

Istotne jest, aby działania związane z kierowaniem treści do odbiorców uwzględnić już na etapie planowania wdrożenia. Niektóre z rozwiązań wymagają zastosowania konkretnych wzorców architektonicznych, które są trudniejsze do wdrożenia na już działającym rozwiązaniu.

Kierowanie treści do odbiorców w SharePoint zostało poruszone na jednym z naszych webinarów:

MINI SERIA Webinarów komunikacyjnych – Kierowanie Treści W SharePoint Online

Zasięg przekazu

Nawet najlepiej przygotowanym treściom, skierowanym do precyzyjnie określonych odbiorców, przyda się nieco wsparcia. Trafienie do użytkownika z treścią w odpowiednim momencie potrafi zwiększyć klikalność użytkowników o 88% [3].

Nie każdy użytkownik jednak ma możliwość i czas, aby na bieżąco przeglądać pojawiające się na stronie głównej informacje. W takiej sytuacji z pomocą przychodzą mechanizmy zestawień i powiadomień, które są możliwe do zrealizowania na platformie SharePoint. Zastosowanie tych mechanizmów pozwala na:

  • wsparcie użytkowników, którzy z uwagi na inne obowiązki nie mogą na bieżąco śledzić publikowanych treści,
  • zwiększenie zasięgów publikowanych informacji

Możliwości wbudowanych funkcji są ograniczone, dlatego warto sięgnąć po dodatkowe opcje, jakie oferują inne usługi chmurowe Microsoft.

Podsumowanie aktualności SharePoint
Rysunek 5 Podsumowanie aktualności SharePoint

Więcej na ten temat dowiedzieć się można na webinarze:

MINI SERIA Webinarów komunikacyjnych – Newslettery i powiadomienia w SharePoint Online

Weryfikacja założeń

Gdy zadbamy o kompletność, spójność, trafność i zasięg przekazu, nasuwa się nam pytanie: jak sprawdzić, czy nasze działania przybliżają nas do realizacji założonych celów? Tutaj również z pomocą przychodzi platforma SharePoint.

Analityka użycia portalu SharePoint
Rysunek 6 Analityka użycia portalu SharePoint

Jedną z ważnych cech każdego dobrze sformułowanego celu jest jego mierzalność. Najoczywistszym więc działaniem, jakie możemy wykonać, to zmierzyć poziom wykonania celu i sprawdzić, jak wpasowuje się on w przyjęte przez nas założenia.

Do najczęstszych miar, jakie związane są z celami w obszarze portali Intranetowych zaliczamy:

  • Liczbę komunikatów
  • Poczytność komunikatów
  • Reakcje / zaangażowanie użytkowników w obrębie komunikatów

Są to miary o charakterze liczbowym, które stosunkowo łatwo sprawdzić, w szczególności, że platforma SharePoint pozwala na bezpośrednie odczytanie ich wartości.

Co w przypadku, gdy chcielibyśmy się dowiedzieć więcej? Korzystając z dodatkowych opcji oferowanych przez popularne, łatwo dostępne dodatkowe narzędzia, takie jak

  • Google Analytics
  • Microsoft Clarity
  • Azure Application Insights

Możliwe jest poszerzenie działań związanych z pomiarami efektywności o ocenę jakościową. Za pomocą powyższych platform możliwe jest monitorowanie zachowań użytkowników, jak i ocena efektywności poszczególnych artykułów i podstron (dzięki Heatmapom i Scrollmapom).

Heatmapa strony utworzona z wykorzystaniem Microsoft Clarity
Rysunek 7 Heatmapa strony utworzona z wykorzystaniem Microsoft Clarity

Na jednym z naszych webinarów, który poświęcony jest zagadnieniom komunikacji wewnętrznej, dokonaliśmy przeglądu możliwości monitorowania użycia i pomiaru efektywności portalu zrealizowanego na platformie SharePoint.

MINI SERIA Webinarów komunikacyjnych – Pomiary efektywności komunikacji na platformie M365

Podsumowanie

Czy warto zatem używać SharePoint’a w komunikacji wewnętrznej? Tak. Jak widzieliśmy powyżej, umiejętne stosowanie możliwości platformy nie tylko pozytywnie wpływa na kompletność, spójność trafność i zasięgi przekazu, ale także pozwala na ocenę stopnia realizacji założonych celów. Natomiast nie należy zapominać, że tak jak każde narzędzie, przydatność SharePoint’a będzie bezpośrednio wynikała z efektywności jego wdrożenia oraz umiejętności osób, które będą go później wykorzystywać. Nie należy zatem zaniedbywać ludzkiego czynnika wdrożenia, dbając nie tylko o przygotowanie i przeprowadzenie czynności instalacyjnych, ale również o adopcję i odbiór rozwiązania wśród użytkowników.

Wychodząc naprzeciw potrzebom organizacji, które zainteresowane są zbudowaniem portalu intranetowego na platformie SharePoint i jednocześnie chciałyby podążać za najlepszymi praktykami, bazując na przykładach udanych projektów, opracowaliśmy specjalną usługę wdrożeniową – IT-Dev Communication Jumpstart. Korzystając z doświadczenia naszych konsultantów można uniknąć kosztownej metody prób i błędów. Samo podejście do wdrożenia poświęca również uwagę zagadnieniom adopcji wśród użytkowników i promocji nowego narzędzia w organizacji. Zachęcamy do zapoznania się z założeniami usługi, które można znaleźć na stronie https://www.it-dev.pl/communication-portal.

Odniesienia